5 e-mail blunders die je wilt voorkomen

Geschreven door Daily Dialogues, 28 april 2017
e-mail blunderDoor de komst van de smartphone en de tablet is onze manier van e-mailen veranderd. Voornamelijk op je smartphone is het tegenwoordig normaal dat je nog even snel reageert, maar door deze haast wordt het des te gevaarlijker dat e-mailen als een soort van WhatsApp gaat fungeren. Daarom gaan wij in deze blogpost even terug naar de basis en bespreken wij 5 aspecten die een e-mail zakelijk, professioneel en correct maken en uiteindelijk een eventuele e-mail blunder voorkomen.

 

1. De aanhef

Volgens een rapport van de Radicati Group verzendt en ontvangt de zakelijke gebruiker maar liefst 120 e-mails op een dag. Gezien deze berg aan e-mails is het dan ook heel verleidelijk om na de tweede reactie geen aanhef meer te gebruiken, met name wanneer je een e-mail beantwoordt via je smartphone. Maar doe dit niet! Niet alleen komt dit onprofessioneel over, je hebt ook nog eens kans dat je e-mail hierdoor in de spamfolder komt van je ontvanger. Erg gênant als je bijvoorbeeld een zakelijke afspraak bevestigt en je afspraak hier uiteindelijk helemaal niets van af weet.

2. Formuleren van een onderwerp

Je ontvanger moet in één oogwenk aan de onderwerpsregel kunnen zien waar de e-mail over gaat. Schrijf daarom een duidelijk onderwerp en vergroot zo de kans dat je ontvanger de e-mail daadwerkelijk ook opent. Je moet ten slotte ook opvallen tussen de 120 e-mails die in de inbox van je ontvanger verschijnen. Daarnaast is het voor interne communicatie gemakkelijker om een e-mail terug te vinden over een specifiek onderwerp.

3. De bijlage

Vast en zeker ben je minstens één keer in je carrière de bijlage van een e-mail vergeten, gevolgd met een nieuwe e-mail met excuses én de bijlage. Dit kan natuurlijk gebeuren, maar het komt wel onprofessioneel en slordig over. Maak het jezelf daarom makkelijk en voeg éérst de bijlage toe voordat je de e-mail gaat typen. Doe daarnaast ook voorgaand het verzenden nog een extra check of je wel de juiste bijlage hebt toegevoegd en vermijd zo dat er niet per abuis bedrijfsgevoelige informatie wordt verstuurd.

4. Jouw handtekening

Afbeeldingen, banners, social media iconen, logo’s, alle te gebruiken voor het design van je e-mail handtekening. Wellicht goed voor de marketing, maar ook funest wanneer afbeeldingen te groot of te zwaar zijn. Gebruik daarom deze content in mate, want bij meerdere reacties op een e-mail moet jouw ontvanger ook nog eens eindeloos scrollen om iets uit de oudere berichtgeving op te zoeken.

5. Oeps, al verstuurd

Bij het typen van een e-mail voeg je 9 van de 10 keer eerst de ontvanger toe. Tijdens het typen van het bericht kan het wel eens voorkomen dat je per ongeluk de e-mail al verstuurt, vooral als je verzenden als sneltoets hebt ingesteld (bijvoorbeeld control + enter). Gelukkig kan je al sinds een aantal jaar verzonden e-mails intrekken, zie hier de instructiepagina’s van Gmail en Outlook.