Extern winnen is intern beginnen!

Geschreven door Kenneth Smit redactie, 21 oktober 2016

ks_20161019_link
Afspraken, deadlines, protocollen, cultuur, gedragsnormen en teamwork. Dit zijn allemaal aspecten die vallen onder interne communicatie. De huidige helden binnen het bedrijfsleven scoren bijna allemaal zo goed mede vanwege het feit dat de interne organisatie staat als een huis. De komst van new media zorgt ervoor dat interne en externe communicatie steeds meer in elkaar overlopen, waardoor het belang van je interne communicatie steeds belangrijker wordt. Hoe ga jij daar mee om? Waar liggen je kansen en voor welke valkuilen moet je waken?

Hoe verbeter je jouw interne communicatie?

Interne communicatie is het beschikbaar maken, doorgeven en ontvangen van informatie door medewerkers van een organisatie. Het lijkt allemaal zo logisch en makkelijk, maar toch is het al sinds jaar en dag een van de grootste probleemgebieden bij bedrijven. Afdelingen werken niet samen, vinden het wiel opnieuw uit en verliezen daarmee efficiëntie. Bovendien zijn medewerkers vaak niet goed op de hoogte van de positionering van hun werkgever, waardoor ze zich naar buiten toe niet goed kunnen uiten. Goede interne communicatie is een voorwaarde voor goede externe communicatie, zeker in onze moderne economie. We geven je graag enkele praktische tips om te werken aan de interne communicatie in jouw organisatie.

Van onder naar boven en van links naar rechts
Een veelgemaakte fout is om de interne communicatie ‘op te leggen’ op een top-down manier die ook nog eens onpersoonlijk wordt gebracht. ‘De directie heeft besloten….’. Je kent het wel. Het is belangrijk op een persoonlijke manier te werken en je te realiseren dat iedereen binnen de organisatie een rol heeft in het verbeteren van de interne communicatie. Niemand in de schakel kan verzaken. Interne communicatie mogelijk is van top-down, naar bottum-up. Van personeel naar directie, horizontaal en diagonaal: communicatie is er in alle richtingen en tussen alle afdelingen. Wanneer dit niet gebeurt zorgt dat voor interne frustratie én miscommunicatie tussen de werknemers.

Kies je communicatiekanaal bewust
Hoe kleiner de organisatie, hoe eenvoudiger uiteraard de interne communicatie. Een probleem kan immers sneller opgelost worden wanneer het bedrijf uit 20 man bestaat, dan dat de organisatie uit 200 man bestaat. Vooral voor grotere organisatie (50+) zijn er steeds meer tools beschikbaar om je interne communicatie op een leuke manier vorm te geven. Denk bijvoorbeeld aan de groeiende populariteit van het intranet, maar ook tools zoals Yammer, welke nu vast onderdeel is geworden van Office365.. Een nieuwe speler kondigde vorige week ook haar komst binnen het speelveld interne communicatie aan: Facebook. Het lanceerde ‘Workplace’, een intern social netwerk.

Blijf weg van hippe managementtaal.
Welke dooddoeners worden er bij jou op de zaak gebruikt? ‘Betrokkenheid’ misschien? Of ‘dynamisch en flexibel’. Of wellicht de absolute topper ‘transparantie’? Voorkom in je interne communicatie het gebruik van holle begrippen die niemand iets zeggen. Maak je interne communicatie vooral concreet en duidelijk te begrijpen voor iedereen.

Maak een interne analyse
Wat is de huidige status van het interne beleid? Hoe denken medewerkers over je bedrijf en diens positie in de markt? Waar wil jij naartoe groeien en leeft dat gevoel ook bij je team? Waar worden medewerkers momenteel op afgerekend? Allemaal vragen die beantwoord dienen te worden in een korte bondige interne analyse. Om een goed intern communicatieplan te kunnen maken moet je eerst een nulmeting uitvoeren.

De kracht van eenvoud
Je interne communicatie moet vooral duidelijk een eenvoudig zijn. Het ontwikkelen van persona’s kan bijvoorbeeld enorm helpen om je medewerker een duidelijk idee te geven voor welke doelgroepen er gewerkt wordt. Binnen de ANWB wordt bijvoorbeeld gebruik gemaakt van een aantal persona’s die door het hele kantoor middels posters verspreid zijn. En ook lingeriemerk Hunkemöller maakt gebruik van een persona (de ‘shero’) om haar doelgroep intern bekend te maken.

Sla niet te ver door
Het is belangrijk om niet te ver door te slaan. Niet te veel complexiteit en vooral niet communiceren over elk ditje of datje. Dit wekt communicatievermoeidheid op binnen de organisatie. Verzamel een aantal kleinere zaken en communiceer die gelijktijdig.

Interne en externe communicatie lopen in elkaar over

Mede door de komst van nieuwe media blijft er niks meer geheim. Interne en externe communicatie lopen meer en meer in elkaar over. Succesvolle bedrijven maken daar op een proactieve manier gebruik van. Het geeft ze een menselijk en informeel karakter. Het Rotterdamse Coolblue is een schoolvoorbeeld van deze proactieve aanpak. Ze voeren een sterke internal branding strategie waarbij bijvoorbeeld de eigen medewerkers een rol krijgen in de externe commercials. Maar ook op social media, waar de kantoormedewerkers veelvuldig in beeld worden gebracht. Ze zijn ook trots op hun cultuur, en durven die en public te communiceren.

Je zou zelfs kunnen zeggen dat externe en interne communicatie deels gelijk zijn. Jouw medewerkers zouden namelijk zomaar ook je externe doelgroep kunnen zijn. Een goed voorbeeld is de eerder in 2016 gepromote HKMX sportkleding collectie van Hunkemöller. Om deze collectie intern ook tot leven te brengen, werd er een interne sportdag georganiseerd. Intern en extern lopen hiermee dus echt in elkaar over en versterken elkaar.