Heeft jouw team last van te hoge werkdruk?

Geschreven door Kenneth Smit redactie, 3 april 2015
We leven in een drukke maatschappij. Drukke baan, sporten, sociale verplichtingen, familie, kinderen. Onze dagen zijn goed gevuld, soms zelfs té goed. En dat uit zich meestal op het werk, waar je tenslotte het grootste deel van de week aanwezig bent. Kom jij ook met regelmaat structureel in de problemen om al je werk af te krijgen, of heb je medewerkers die klagen over de werklast? Op zowel kwalitatief als kwantitatief niveau? Dan is het zeer waarschijnlijk dat jij en je team last hebben van een hoge werkdruk. Dit hoeft niet direct een groot probleem te zijn, maar wordt dat op termijn meestal wel als de druk omslaat in stress. Werkstress is niet alleen zeer vervelend, het is ook nadelig voor je gezondheid en voor de prestaties van je bedrijf.
DD-Blog-80-03-04-2015-Heeft-jouw-team-last-van-te-hoge-werkdruk-.groot
De oorzaak van werkdruk

Hoge werkdruk ontstaat wanneer er geen goede balans is tussen de tijd die je ter beschikking hebt en de werkzaamheden die je moet doen. Managers maken veelal planningen op basis van beschikbare uren, minus een marge voor overleg en communicatie et cetera. De tijd die overblijft, wordt dan ingepland met werkzaamheden en taken. Op zich een goede en logische manier van plannen, doch er gaan vaak een aantal dingen fout.

Ten eerste gebeurt het vaak dat er te weinig tijd wordt ingepland voor de diverse taken. Lang niet altijd wordt de medewerker gehoord bij het maken van planningen, zodat deze niet kan beoordelen of de inschatting juist is. Wat echter veel vaker fout gaat en een sluimerend gevaar bij tal van organisaties vormt, is de ‘perceptie’ van werkdruk. Op papier en in praktijk kan het zijn dat je ruim voldoende uren hebt voor het afronden van je werkzaamheden. Toch is het vaak zo dat medewerkers een hoge werkdruk ervaren, terwijl die er puur op basis van planningen niet is. Met name als medewerkers veel verschillende taken hebben, kan de perceptie van werkdruk snel stijgen. Een zeer lange to do list vol met taken schrikt af en zorgt voor stress. Andere oorzaken voor werkdruk die vaak voorkomen zijn bijvoorbeeld het niet in staat zijn om ‘nee’ te zeggen.

Van werkdruk naar werkstress

Als de hoge werkdruk langere tijd aanhoudt, kan het zo zijn dat je last krijgt van werkstress. En dan gaat het fout! Uiteindelijk zal dit ten koste gaan van het plezier dat je hebt in je werk en zeer waarschijnlijk gaat het ook ten koste van de sfeer op de werkvloer. Deze werkstress zorgt er voor dat mensen het gevoel hebben dat ze zich moeten haasten om alles af te krijgen. Logischerwijs heeft dit tot gevolg dat we minder oplettend zijn, meer fouten maken en veel sneller geïrriteerd worden. Naast al deze gevolgen kan het ook nog zeer nadelig zijn voor je  gezondheid. Je kunt er namelijk fysieke en mentale klachten aan over houden. Kortom, werkdruk is een factor die je goed in de gaten moet houden op je afdeling. Het druk hebben is geen probleem, maar werkstress ligt altijd op de loer. Als de werkdruk te hoog ligt, zal het ziekteverzuim omhoog schieten. Als dat gebeurt, ben je eigenlijk al te laat. Werknemers hebben minder energie en zijn minder gemotiveerd, waardoor er een grotere kans op ongevallen ontstaat.  Dit zal uiteindelijk leiden tot mindere resultaten van je bedrijf.

Wat kun je doen tegen te hoge werkdruk?

Zowel jij als werkgever, als de medewerker zelf, hebben een verantwoordelijkheid als het aankomt op het managen van werkdruk.

Als werknemer is het erg belangrijk om te kunnen gaan met je werkdruk. Hoe doe je dit? Het allerbelangrijkst is om realistisch te zijn tegen jezelf. Neem niet teveel hooi op je vork en durf vooral nee te zeggen. Een beetje stress werkt bevorderlijk voor je productiviteit, maar zodra je vermoeid begint te raken of met tegenzin aan de dag begint, moeten de alarmbellen gaan rinkelen. Neem ook voldoende pauzes in je werkdag en stop op tijd. Des te langer je doorwerkt, des te vermoeiender het wordt en hoe groter de kans op een burn-out.  Nog een laatste tip: neem op het einde van de werkdag even de tijd om op te sommen wat je allemaal gedaan hebt en wat je nog moet doen. Sluit de dag hiermee dus echt even af voor jezelf, zodat je weet waar je de volgende dag/week mee aan de slag kunt.

Als werkgever heb je ook een belangrijke rol in het bewaken van de werkdruk in je organisatie. Jij bepaalt de planningen en hebt dus een grote invloed. Het ligt voor de hand om een medewerker met werkstress simpelweg minder taken te geven. Toch is dat hoe gek het ook klinkt niet de oplossing! Onderzoek heeft uitgewezen dat mensen met een werkstress perceptie niet direct geholpen zijn met minder taken. Het is juist van belang om de betreffende medewerkers nieuwe energie te geven! Hoe? Bijvoorbeeld door collega’s in te schakelen die de gestreste medewerker gaan supporten. Haal geen taken bij de medewerker weg, dat zal leiden tot een negatieve motivatie. Hij of zij kan dan het idee krijgen dat ze ‘ongeschikt zijn’. Kleine dingen helpen ook enorm, zoals inspraak in een beslissing, inspraak in de planning, of een complimentje. Flexibele werktijden kunnen ook helpen, zeker als er in de privé omgeving van je medewerker veel gebeurd is.