Is jouw dag ook altijd te kort?

Geschreven door Kenneth Smit redactie, 6 november 2014
Een takenlijst vol met to-do’s, die allemaal belangrijk lijken. Op kantoor geleefd worden door vergaderingen, telefoontjes, mailtjes van klanten en brandjes blussen op de werkvloer. Tijd voor een rustige lunch en bijpraten met je collega’s is er eigenlijk niet. En oja, die offerte moet ook einde dag klaar zijn. Voor je het weet is het 5 uur, of wellicht al 6 of 7 uur. En nog altijd lijkt je to do-lijst langer te worden. Aan het eind van de dag blijkt ook nog eens dat je vergeten bent die belangrijke vergadering van morgenvroeg voor te bereiden. Dat moet dan vanavond na het eten maar…
Is jouw dag ook altijd te kort
Valkuilen en voordelen van time management

Herken je het? Heb jij ook van zulke dagen? Bij uitzondering, of vaker dan je lief is? We hebben het vaak erg druk en in al die drukte is het erg lastig om een goed onderscheid te maken tussen punten die per se vandaag af moeten, en taken die wellicht morgen of overmorgen ook nog kunnen.

Bovendien werkt onze menselijke natuur tegen ons, hetgeen belangrijke valkuilen oplevert. Zo willen we graag snel veel to-do’s kunnen afstrepen, daar houden we van! Dit heeft echter tot gevolg dat de grotere klussen blijven liggen en richting de deadline voor flinke stress gaan zorgen. Daarnaast zijn ‘wij mensen’ ook erg snel afgeleid, zeker de jongere generaties. We zijn gewend aan het emailen, social media bijhouden en Whatsapp. Het nadeel van deze zeer snelle realtime communicatie-kanalen is dat ze onze dag in beslag nemen, waardoor we moeite hebben ons te concentreren op belangrijke zaken.

Afleiding en uitstelgedrag vormen al jaren een steeds groter wordend probleem binnen bedrijven. Het goed trainen van je mensen in time management is voor jou als manager dan ook van cruciaal belang. Want, de voordelen van goed time management liggen voor de hand! Betere kwaliteit, zorgvuldiger en vooral efficiënter werk. Minder stress voor het hele team en vooral….een prettigere werksituatie voor iedereen. Je medewerkers, jij zelf, je leveranciers, je klanten etcetera. De welbekende 80/20 regel van Vilfredo Pareto gaat ook voor je to do lijst op. 80% van je resultaten behaal je in 20% van je tijd, de andere 80% ben je bezig met het behalen van de resterende 20%. Deze regel zet je aan het denken, toch?

Praktische tips voor time management

Iedereen werkt op zijn of haar manier. En toch zijn er een aantal lessen uit de praktijk, die keer op keer terugkeren en zeer effectief blijken te zijn. Hier een aantal concrete tips die we je willen meegeven, waar je vandaag nog mee aan de slag kunt gaan.

E-mail NIET automatisch binnenhalen op computer en telefoon

E-mail is een van de voornaamste afleiders! Dit komt met name doordat wij mensen nieuwsgierig zijn en dus elke nieuwe inkomende mail zo snel mogelijk willen bekijken. Het binnenhalen van mail op je computer en telefoon NIET automatisch laten verlopen kan een enorme opluchting zijn. Je moet dan namelijk zelf het initiatief nemen je mail binnen te halen, en kunt het doseren.

We kunnen niet multitasken, geef het op!

Je kent het vast wel, 10 geopende schermen op je computer. We willen allemaal graag multitasken, maar kunnen het eigenlijk niet. Taak voor taak afronden is veel efficiënter en voorkomt dat je door de bomen het bos niet meer ziet.

Volg je taken op, archiveer ze

Op en dag voeren we al snel tientallen taken uit. Deels onbewust, deels bewust. Ze vormen tezamen onze to do-list. Wat we vaak zien gebeuren is dat we taken afvinken op het moment dat wij onze actie ondernomen hebben. Bijvoorbeeld: klant x moet een offerte krijgen, na het toemailen van de offerte strepen we de taak af. Echter, tal van taken die we dagelijks afhandelen vereisen daarna een reactie van iemand anders. Noteer dus ergens welke actiepunten je hebt afgerond en of je nog een reactie van iemand moet krijgen.

Een ouderwets ‘dagboek’ bijhouden

Merk jij dat je dag aan je voorbij schiet, en dat je niet toe komt aan al je taken? Wellicht plan je te optimistisch of ben je onderbewust veel tijd kwijt met bepaalde taken. Het bijhouden van een heus dagboek kan uitkomst bieden. Het lijkt vooral veel tijd te kosten, maar hou eens 1 of 2 weken op uurbasis een lijst bij met je werkzaamheden….je zult versteld staan!

Breng een onderverdeling aan in je to do-lijst

Een goede to do-lijst is goud waard. Gelukkig werken de meeste mensen al met lijstjes met daarop de taken die uitgevoerd moeten worden. Vaak is dit echter 1 lange lijst! Niet handig, want puntje 25 moet vandaag wellicht af, terwijl je maar tot puntje 10 bent gekomen. Het kan helpen je to do lijst onder te verdelen in ‘vandaag’, ‘morgen’, ‘overmorgen’ etcetera. Op die manier weet je zeker dat de belangrijke taken altijd bovenaan staan.

Binnen Kenneth Smit hebben we een speciale training in het leven geroepen om je volledig op de hoogte te brengen van alle ins en out van time management. Tijdens deze training komen naast methodieken ook tal van concrete voorbeelden en tips aan de orde. Kijk voor meer informatie op: http://www.kennethsmit.com/managementtrainingen/time-management/