Kent jouw bedrijf een vergadercultuur?

Geschreven door Kenneth Smit redactie, 5 december 2014
Vergaderen, soms erg belangrijk en efficiënt, maar helaas meestal totaal overbodig en vermoeiend. We kennen het allemaal, van die dagen dat je de ene na de andere meeting hebt. Vaak weet je zelfs vooraf niet eens waar ze ook alweer allemaal over gaan. Uiteraard bevordert samenwerking en overleg productiviteit. Maar een ‘epidemie’ van vergaderingen, ook wel de ‘vergadercultuur’ kan het werkende leven aardig zuur maken. Kent jouw bedrijf een vergadercultuur?
Kent jouw bedrijf een vergadercultuur
Verdageren irriteert

Heb jij ooit een collega gezien die graag hele dagen vergadert? Vast niet! En toch kennen veel bedrijven een vergadercultuur. We kennen voorbeelden van organisaties waar bijna de helft van de tijd van medewerkers verloren gaat aan vergaderingen en overleg. Soms 1 op 1, maar meestal in groepen. Dit roept altijd veel irritaties op.

David Grady, een information security manager, maakte er een humoristisch conference call filmpje over dat online viraal ging. Lachen natuurlijk, maar helaas is het vaak wel de waarheid. We beleggen de ene na de andere meeting, en accepteren de uitnodigingen vaak zonder te kijken wat de inhoud van de vergadering precies bevat. Voor alles wordt overleg ingepland. De aftrap van een project, het afstemmen van campagnes, het briefen van bureaus, het afstemmen van personeelszaken, het bespreken van een teamuitje, etc. Maar is dat wel altijd nodig?

Ken jij het MAS syndrome? De hiervoor genoemde Grady beschreef dit fenomeen in een beroemde TED talk. Hij noemt het: ‘Mindless Accept Syndrome’, het klakkeloos inplannen en accepteren van vergadermomenten in je online agenda. Hilarisch en voor bijna iedereen zeer herkenbaar. De humor valt er van in te zien, maar de onderliggende boodschap is serieus: waarom zou je vergaderingen accepteren als je niet weet of ze belangrijk zijn, of toegevoegde waarde hebben?

Efficiënt vergaderen?

Er zijn echter manieren om vergaderingen, of in ieder geval je eigen productiviteit, te redden. We sommen graag een aantal mogelijkheden op om vergaderingen efficiënter te maken.

Een thema en agenda
Hoe vaak zit jij in een vergadering zonder agenda? Waarschijnlijk vrijwel dagelijks. Vervolgens is vaak al een deel van de tijd nodig voor de een om aan de ander uit te leggen waar de meeting over zal gaan. Accepteer dus enkel een vergadering als de organisator een duidelijk geschreven agenda heeft meegestuurd. Een goede agenda maakt het ook veel duidelijker wie echt bij de meeting aanwezig moeten zijn. Wie weet kun je deze keer wel overslaan.

Voorbereiding!
Tijdens vergaderingen worden vaak documenten besproken. Financiële rapporten, samenvattingen, business cases etc. Het is absoluut geen uitzondering dat mensen bij het binnenstappen van de vergaderruimte de documenten niet hebben doorgenomen. Als hier niet streng mee wordt omgegaan heeft de vergadering geen enkel nut. Kortom: hanteer de regel: ‘niet voorbereid, is niet aanwezig’. Je meeting zal veel effectiever worden, en de niet aanwezigen kunnen geen bezwaar maken, ze hebben tenslotte zelf niet voorbereid en worden dus ook niet gehoord.

Werk op de klok
Uren kan het soms duren. Uitloop is standaard. Ook dat is te voorkomen. Probeer los te laten dat alles in 1 enkele vergadering besproken moet zijn. Kortom: hou de stopwatch bij de hand, en breek de meeting af als de tijd om is. Zo weten mensen waar ze aan toe zijn en komt hun eigen planning niet in de knoei. Wacht ook niet op laatkomers.

En als je dan toch nog altijd een sterk vermoeden hebt dat je wordt uitgenodigd voor een vergadering waar je  vrijwel niks aan hebt, druk dan op het vraagtekentje bij de uitnodiging. Hiervoor krijg je tijd om te beslissen! De optie is er niet voor niks. Vraag een agenda aan de organisator, vraag hoe jij zijn/haar doelen kunt helpen bereiken, maar voorkom dat je ook in het MAS terecht komt!