Time management staat weer op de agenda

Geschreven door Kenneth Smit redactie, 2 september 2016

KS_20160901_Link

De economie trekt langzaam maar zeker aan. De wegen stromen weer vol en de werkdruk neemt toe. Veel bedrijven en ondernemers zijn echter nog angstig vanwege het broze herstel. Met andere woorden: er wordt slechts voorzichtig geïnvesteerd in bijvoorbeeld nieuw personeel. Het gevolg daarvan is dat de werkdruk en stress in hoog tempo toenemen bij veel bedrijven en werknemers. Te druk, te weinig uren in een dag, moeilijkheden bij het stellen van prioriteiten. Kortom: tijd om het onderwerp time management weer eens onder de loep te nemen.

Waarom is het toch zo moeilijk?

Laten we om te beginnen eens kijken waar time management ook alweer voor staat. Bij Kenneth Smit staat effectief time management voor het aanleren van vaardigheden waarmee je weer baas wordt over je eigen agenda. Hoe train jij jezelf om optimaal gebruik te maken van je dag? Het begint bij bewustwording. Je realiseren dat je time management niet in orde is. Waar kan dat aan liggen?

Uitstelgedrag
Sommige taken zijn nu eenmaal leuker dan anderen. We stellen de meer complexe of saaie taken dan ook vaak uit. Uitstelgedrag is een van de voornaamste knelpunten binnen time management.

Onrealistische(versplinterde) planning
Je hebt veel te veel taken op je lijst! Veelal kleine taakjes die allemaal los wellicht maar 15 minuutjes per stuk kosten. Echter, dergelijke taken kunnen veel energie kosten omdat je continu je aandacht op verschillende onderwerpen moet richten. Een onrealistische planning zorgt voor veel stress en dus mindere prestaties.

Slechte briefing
Kun jij na het ontvangen van een taak direct vooruit, of moet je eerst nog het halve bedrijf door om te achterhalen wat precies de bedoeling is? In de waan van de dag worden veel taken uitermate slecht gebriefd, waardoor niet duidelijk is wat precies de bedoeling is. Dit gaat direct ten koste van de efficiëntie.

Niet sterk in je schoenen staan
Durf jij nee te zeggen tegen collega’s of je manager? Of wil je indruk maken en neem je alles aan wat er op je bureau wordt gegooid? Uiteindelijk gaat dit ten koste van de taken waar je op afgerekend wordt. Doe het dus niet! Durf nee te zeggen, dan maak je op de lange termijn een betere indruk en blijf je baas over je eigen functie.

De sleutel is: ken jezelf!

De sleutel tot beter time management zit dus echt in jezelf. Naast bewustwording speelt je persoonlijkheid daarbij een doorslaggevende rol. Persoonlijkheid zegt veel over hoe je werkt en wat je valkuilen zijn op het vlak van planning. Ken jezelf, dan kun je werken aan een oplossing. Een praktisch model dat je kunt gebruiken om te bepalen wat voor time manager je bent, is het DISC model. Vul het eens in, welk type ben jij?

De Dominante time manager
Je werkt zeer doelgericht, je let op effectiviteit bij jezelf en anderen en je vermijdt tijdvreters zoals ellenlange vergaderingen en versplinterde taakjes. Echter, je moet oppassen dat je niet teveel hooi op je vork neemt, dingen te snel forceert en ongeduldig bent richting jezelf en anderen. Daarnaast ben je niet geschikt voor te veel routinematig werk, dan ga je afraffelen.

De Beïnvloedende time manager
Je bent een spontaan en enthousiast persoon met een groot optimisme. Samenwerken en interne relaties zijn voor jou belangrijk. Echter, je energie zorgt ervoor dat je vaak te optimistisch plant en met al je enthousiasme daar ook anderen mee in problemen brengt. Je zegt snel ja terwijl je dat niet altijd waar kunt maken en bent dus zo nu en dan te laat met opleveringen. Je laat je ook snel afleiden en onderbreken in je werk.

De Stabiele time manager
Je kunt goed overweg met routine en bent een sterke planner van je eigen agenda. Je onderhoudt de interne relaties nauwgezet en kunt goed samenwerken. Maar, je kunt wel problemen ondervinden bij hoge tijdsdruk omdat je dan je zo gewenste overzicht niet kunt bewaren. Bovendien vind je het lastig om nee te zeggen en confrontaties aan te gaan. Ook abrupte veranderingen liggen je niet zo lekker.

De Consciëntieuze time manager
Je documenteert graag alles zeer netjes en volledig. Je weet altijd terug te vinden wat afspraken waren en werkt zeer efficiënt. Je bent ook iemand waarop men kan vertrouwen. Belofte is belofte! Je kunt echter maar moeilijk overweg met wanorde en chaos en bent niet altijd een echte teamplayer. Je werkt liever zelfstandig. Je legt ook soms te veel nadruk op details en plant te gedetailleerd waardoor je ‘the bigger picture’ uit het oog kunt verliezen.

Je weet nu wat je valkuilen zoal kunnen zijn. Tijdens de training time management van Kenneth Smit krijg je inzicht in hoe het met je “persoonlijke time management” is gesteld. Je krijgt handvatten aangereikt om weer baas te worden over je agenda. Die vraag, hoe deel ik mijn dag in om een optimaal rendement te behalen, staat centraal. Je kunt er direct mee aan de slag. Iets voor jou?