Projectmanagement anno 2016: van statisch naar flexibel

Geschreven door Kenneth Smit redactie, 10 november 2016

Projectmanagement is en blijft een lastig te omvatten begrip binnen bedrijven. Maar wel een erg belangrijk begrip. Al jaren roepen we dat het anders moet, dat te veel projecten mislukken en dat er te omslachtig gewerkt wordt. Maar wat bepaalt dan het succes of falen van projecten? En hoe ziet de toekomst eruit? Dat proberen we deze week toe te lichten in ons blog.

ks_20161110_link

Wat bepaalt succes of falen in projectmanagement?

Persoonlijkheden
Uiteraard is het van groot belang om mensen met verschillende en unieke capaciteiten in een team op te nemen. Echter, niet alleen de kennis en ervaring van je teamleden is belangrijk. Een team kan alleen succesvol zijn als er verschillende, aanvullende, persoonlijkheden aanwezig zijn. Tegenover elke balvirtuoos op een voetbalveld moet tenslotte ook een harde werker staan om de balans te behouden. Een veelgebruikte methode om teamleden te analyseren en op basis van persoonlijkheden teams samen te stellen is de DISC methode. Deze methode gaat ervan uit dat er in elk team een dominant (besluitvaardig), invloedrijk (enthousiast), stabiel (rustig en geduldig) en consciëntieus persoon (perfectionist) aanwezig moet zijn. Wil jij eens onderzoeken wel type jij bent? Doe dan de DISC test.

Concretiseren
Vaak gaan projectteams vol enthousiasme aan de slag, maar is de uitkomst niet wat er van was verwacht. In de meeste gevallen heeft dat te maken met een gebrekkige briefing. Duidelijkheid is cruciaal. Elk teamlid moet vooraf precies weten wat het doel van het project is en wellicht nog wel belangrijker wat de concrete deliverables van zijn team zijn. Deze deliverables moeten bovendien SMART zijn. Haalbaar en meetbaar!

Haalbaarheid
Daarmee stippen we gelijk een ander veel voorkomend probleem binnen projectmanagement aan. Haalbaarheid. Een SMART project, dat meetbaar en haalbaar is, zorgt voor rust, vertrouwen en vooral motivatie binnen een team. Te vaak zetten managers de doelstellingen zodanig scherp dat vooraf min of meer al gezien kan worden dat ze onhaalbaar zijn. De natuurlijke reactie van mensen is om daar dan ook laconiek mee om te gaan en niet meer voor de volle 100% gemotiveerd te zijn. Het is de taak van het management om haalbare projecten te formuleren.

Samenwerking & draagvlak
Digitalisering is een zeer positieve ontwikkeling voor projectmanagement, zoals we later in dit blog nog zullen zien. Echter, toenemende digitalisering en globalisering van bedrijven heeft tot gevolg dat projecten steeds meer op afstand van elkaar werken. Teamleden kunnen verspreid over meerdere vestigingen en/of landen actief zijn. Dat maakt het creëren van een band, samenwerking en draagvlak lastig. Er kan niet aan teambuilding worden gedaan dus de teamleden zullen automatisch meer vanuit hun eigen belang denken. En dat kan funest zijn voor je project. Kortom, in geval van projecten op afstand moet dus waar mogelijk extra aandacht worden besteed aan het teamgevoel.

Wat zijn de trends in projectmanagement?

Van jaarplan naar kwartaalplan
In het verleden hadden bedrijven vaak jaarplannen. In november/december werden de belangrijke projecten voor het volgende jaar bepaald en werden de teams samengesteld. Welnu, onze economie werkt in veel gevallen zo niet meer. Bedrijven, zeker in de creatieve- en internetindustrie, hebben te maken met een continu veranderende omgeving. Jaarplannen zijn daarbij lang niet flexibel genoeg meer. Steeds meer organisaties zetten hun business strategy centraal, maar vullen hun projectkalender per kwartaal in. De strategie is dus leading, maar kan naar gelang de ontwikkelingen per kwartaal worden bijgestuurd middels projecten. Niet meer van project naar project hobbelen dus, maar een flexibele rode draad die het hele jaar aangepast kan worden.

Van statisch naar flexibel
Het is al jaren de belangrijkste trend in projectmanagement: agile. Agile, in welke vorm dan ook, staat voor het transformeren van projectmanagement van een statisch naar een flexibel proces. Van een vooraf bepaald gedetailleerd eindproduct, naar een reeks van onderweg aan te passen tussenproducten. Agile projectmanagement speelt daarmee perfect in op de veranderende omgeving van bedrijven waarin jaarplannen vervangen worden door kwartaalplannen.

Digitalisering
Ook binnen projectmanagement heeft de digitalisering toegeslagen. Tal van tools hebben haar intreden gedaan zodat projecten niet meer op losse bladen, boeken, flipovers bijgehouden hoeven te worden. Zelfs volledig digitale SCRUM systemen zijn reeds voorradig. Het voordeel van deze online systemen is dat projecten waarbij de teamleden op afstand van elkaar werken toch aan kunnen voelen als hechte teams. Online projectmanagement tools hebben, naast plantechnische mogelijkheden, namelijk ook vaak een sociaal component waarin teamleden met elkaar kunnen chatten en overleggen.

Van hiërarchie naar leverage
Aangezien de focus in moderne projectteams steeds vaker op de specialistische capaciteiten en persoonlijkheden van de teamleden ligt, is hiërarchie minder van belang. De dominante beslisser in het team was voorheen meestal ook de baas. Dat is echter lang niet meer zo. Deze persoon wordt binnen het team ingezet als specialist op het vlak van besluitvorming, maar is niet meer of minder dan bijvoorbeeld de IT specialist. Net als in de gehele maatschappij zien we ook in projectmanagement het belang van ‘ambachten’ toenemen. Teams worden samengesteld op basis van specialismes en zijn gelijkwaardig aan elkaar. In het bedrijfsleven zien we dit ook steeds meer terug in de beloningsstructuren, waarbij een goede specialist zonder managementambities steeds gelijkwaardiger is qua salaris dan een manager.

De manier waarop organisaties projectmanagement inregelen is continu onderhevig aan stevige veranderingen. We passen onze methodes aan op de manier waarop ons zakelijke klimaat zich ontwikkeld. Hoe wordt projectmanagement bij jouw organisatie geregeld? Laat het ons weten en discussieer mee.