Profile

Succesvol samenwerken in projecten? Vanaf nu ‘een makkie’

Koos Minnema 03.06.2020

Hoe laat je een project soepel en doeltreffend verlopen? Wat zijn de belangrijkste oorzaken dat het nogal eens fout gaat? Hoe maak je positief gebruik van de diversiteit van het team?

Header Image

-Hoe laat je een project soepel en doeltreffend verlopen?

-Wat zijn de belangrijkste oorzaken dat het nogal eens fout gaat?  (ik noem ze verderop praktijk valkuilen)

-Hoe maak je positief gebruik van de diversiteit van het team?

Deze en andere aspecten komen aan bod in mijn blog van circa 10 minuten leestijd met een korte analyse, het probleem achter het probleem en uiteraard boordevol tips die werken.

Onlangs vroeg een relatie of ik ‘een momentje’ met hem wilde meedenken. Als fan van het door Patrick Lencioni geschreven boek ‘Getting Naked’ en de gedachten hierachter, maakte ik graag wat tijd voor hem vrij (Nb. voor mensen die nog twijfelen over de wederkerigheid binnen een zakenrelatie; een aanrader om te lezen).

Zijn ‘Probleemschets’: “Door de huidige situatie werken meer van onze mensen op afstand”. Er wordt daarom binnen zijn bedrijf vaker gewerkt met TEAMS als online instrument. Het blijkt opeens dat ’op afstand werken’ best lastig kan zijn. Zeker als je projecten hebt lopen waarbij verschillende disciplines binnen je bedrijf betrokken zijn.

Het was hem opgevallen (naar aanleiding van mijn blog ‘van Covid19 naar Topfit20’) dat mensen inderdaad heel erg geconcentreerd op de eigen vierkante meter aan het werk zijn. Prima en goed voor de efficiency, alleen slaat dat soms door in onbegrip voor elkaar. Waar de ene persoon nog vragen heeft, of iets rustig wil onderzoeken, is de ander al met een volgende fase bezig of gewoon alvast op eigen initiatief zaken aan te regelen. Hoe je dat voorkomt en hoe je de club bij elkaar houdt lees je verderop, maar eerst even kort over die eigen vierkante meter waarover ik in mijn vorige blog schreef (of als je haast hebt, scrol gelijk door naar: Processen verlopen steeds sneller)

DE EIGEN VIERKANTE METER:

Mensen concentreren zich graag op hun eigen functie. Functies zoals Accountmanager, CFO, CPO, Productmanager, Inkoop- of Logistiek manager (en zo kunnen we nog wel even doorgaan). Daar is niets mis mee want de focus ligt op het werk en dat zorgt voor houvast en zekerheid bij het afbakenen van taken en verantwoordelijkheden, zodat je snel kunt schakelen. Vandaar dat je juist thuis lekker productief kunt zijn. Al kan dat helaas ook een valkuil zijn.

Het ‘met focus werken’ en ‘diepgang’ in de job heeft gezorgd voor steeds meer specialistische functies. Zo halen we het maximale eruit, komen sneller in een flow en behalen een beter resultaat. Maar dan wel op die spreekwoordelijke ‘eigen vierkante meter’ en daar schuilt meteen het gevaar.

Ik hoop dat bij jou in het bedrijf veel specialisten werken, die gedreven, enthousiast en vol passie klanten helpen verder te komen. Ik hoop nog meer dat ze met een open blik door het leven gaan en daarbij intensief met collega’s samenwerken. Daarbij heeft een ieder te maken met eigen specifieke taken waardoor on(der)bewust net even andere belangen kunnen spelen terwijl een ieder oprecht de beste intenties heeft m.b.t. het bedrijf. Het niet herkennen en erkennen van deze verschillende belangen maken het verschil tussen ‘olie of zand’ in de tandwielen.

Een beetje het verschil als de Tv-reclame tussen de linker en de rechter Twix.  Verschillende ‘eigen-belangen’ kunnen tot grote onderlinge ergernissen leiden. Het vraagt om onderlinge afstemming, geven en nemen, elkaars sterke en zwakke punten kennen. Een goed team heeft als het ware één hartslag. Hoe goed is jouw team en heb jij “medewerkers”, “mede-werkers”, “samenwerkers”, “samen-werkers” of een mix? Ik wens je oprecht veel “samen-werkers”.

Tot zover de terugblik. Mijn relatie merkte op dat de teamleden (met onderling verschillende kennis en ervaringsniveaus) allen enorm betrokken zijn bij het bedrijf, maar dat er op de een of andere manier steeds meer onbegrip en gemorrel ontstaat (gelukkig op afstand, anders zouden ze elkaar ook nog te lijf gaan). Hij vroeg me om een simpele oplossing voor de korte termijn. Die heb ik, hieronder volgt de simpele oplossing, maar eerst een korte inleiding:  

PROCESSEN VERLOPEN STEEDS SNELLER:

Binnen bedrijven lopen steeds vaker meerdere processen gelijktijdig. Binnen de goede oude hiërarchie was duidelijk wie wat deed of moest doen. Er was sowieso meer tijd om over zaken na te denken, ze in de week te leggen en zo stap voor stap de voortgang erin te houden. Eigenlijk doen we dit vandaag de dag niet anders en is er niets nieuws onder de zon, alleen met het essentiële verschil dat alles op veel hogere snelheid verloopt. Even verslappen of lummelen vergroot de foutkans. Dit vraagt dan weer hersteltijd en tijd is geld.

Ook lopen organisatiestructuren steeds meer door elkaar heen, werken mensen vaker in matrixverbanden en draagt een ieder een kleiner stuk(je) aan de puzzel bij. Hierdoor kan het overzicht en de betrokkenheid verloren gaan. Het zorgt voor gemorrel, onbegrip en zet onderlinge vertrouwensrelaties op de tocht. De uiteindelijke schade zal daarbij vele malen groter zijn dan alleen de direct aanwijsbare kosten. Want als mensen elkaar niet meer begrijpen of willen begrijpen ontstaat als vanzelf weerstand en verdwijnt het onderlinge vertrouwen. Net zoals veel ontevreden klanten niet klagen maar gewoon elders gaan kopen, gaan ontevreden en onbegrepen medewerkers op zoek naar een andere baan waarbij ook in crisistijd de goede mensen altijd die andere leuke job vinden.

-A- Weg is het talent voor de toekomst.

-B- Het bedrijf kan wederom kosten gaan maken voor het zoeken en vinden van goede mensen.

-C- Nieuwe mensen moeten weer ingewerkt worden, je moet ze betrokken krijgen binnen de groep, je dient hun motivatie te verkrijgen en behouden en dat alles ook nog dusdanig dat ze een bijdrage gaan leveren aan het resultaat (ofwel gewoon geld voor je verdienen).

Dit alles vraagt meer dan alleen tijd en inspanning. Heb je weleens stil gestaan bij alle onzichtbare kosten van dit verhaal? (Wees gewaarschuwd, want je zal schrikken als je de berekening maakt).

HOE VOORKOM JE FOUTEN? EEN SIMPELE METHODIEK:

Fouten maken om van te leren is mooi, fouten voorkomen is beter. Binnen “Lean Six Sigma” kent men de DMAIC-Cirkel. Een handige 5 stappen methodiek om processen te begeleiden en vooral ook om samen op dezelfde golflengte te blijven en steeds samen de volgende stap te maken;

-Stap 1: Definieer, ofwel; Wat is de vraag, het probleem of het doel?

-Stap 2: Meet; Zorg voor de Nulmeting. Zorg voor data. Zorg voor inzicht. Wat hebben we? Wat hebben we nog meer nodig? Hoe groot zijn de uitdagingen om deze info te verkrijgen?

-Stap 3: Analyseer; Wat zijn de hoofdoorzaken die opstoppingen veroorzaken? Hoe beïnvloeden deze het probleem of doel? Wat is er nodig om voortgang te krijgen? Welk resultaat willen we? Wie hebben we erbij nodig?

-Stap 4: Implementeer; Wat zijn de beste oplossingen? Formuleer SMART en bepaal: Wie gaat wat doen? Doe een pilot voordat de definitieve implementatie plaatsvindt.

-Stap 5: Controleer; Hoe borgen en verifiëren we de resultaten? Hoe zorgen we voor continue verbetering?

Tip1: Betrek je klanten in een vroeg stadium, ga voor de WOW-factor. Neem “de klant” mee vanaf stap 1 in de plannen, maak samen de reis. Het zal de betrokkenheid en daarmee de commitment verhogen, onnodige fouten voorkomen en beter aansluiten op alle wensen.

Tip2: Uiteraard kan er in iedere fase iets fout gaan, sterker nog, iemand die geen fouten maakt heeft volgens mij waarschijnlijk ook iets te verbergen (of voert gewoon geen zak uit). Werk daarom “PUC”.

Zorg steeds voor een goede Planning, omschrijf deze zo helder en doelgericht mogelijk. Bedenk dat iets meer tijd besteden aan de planning je zal behoeden voor onnodige fouten verderop in het proces. Tijdens de Uitvoering ga je de nodige uitdagingen tegenkomen die bijstelling van de te volgen koers vragen, ofwel blijf flexibel, creatief, kritisch, vasthoudend maar niet star. Zorg er steeds voor dat ieder teamlid weet in welke fase van de DMAIC wordt gewerkt. Daarbij zorgt het team zelf voor de Controle van iedere fase, inclusief de daarbij behorende rapportage en aanbevelingen c.q. oplossingen voor knelpunten naar de opdrachtgever(s) van het project. Heb onderlinge commitment voordat naar de volgende fase wordt overgegaan.

Praktijk Valkuil 1: Als je verder inzoomt op de dagelijkse praktijk en naar bovenstaande punten kijkt zie je dat met stip op nummer één de meest gemaakte fout is om stap 2 en 3 uit de DMAIC-cirkel over te slaan (of zeer snel te doorlopen, hetgeen eigenlijk op hetzelfde neerkomt) met als redenen: Zo doen wij dit nu eenmaal hier (cultuur) en gebrek aan focus.

Onderschat daarom niet de waan van de dag en de voorkeur voor het nemen van korte routes ofwel shortcuts bij teamleden.

Praktijk Valkuil 2: Het nemen van genoemde shortcuts is helaas mens eigen. Mensen doen nu eenmaal van nature veel aannames en hoe sneller de maatschappij gaat hoe meer aannames we doen. ‘Hup en weer Door’ is zo’n modekreet die je veelvuldig hoort.

Praktijk Valkuil 3: Helaas overschatten mensen de hoeveelheid werk welke ze in korte tijd kunnen verzetten meestal schromelijk, gedreven door onrealistische deadlines en gedane beloftes.

Aannames op basis van eigen overtuigingen, meningen en ervaringen uit het verleden waardoor we niet ‘echt’ naar anderen luisteren is dan het logische gevolg. Stel daarom teams samen met verscheidenheid aan disciplines, ervaringen, achtergronden en vraag daarbij de teamleden om open te staan voor meningen van een ander en jaag zo het creatieve proces aan. Vraag bij de aanvang van een project altijd om commitment van een ieder en spreek deze naar elkaar uit, het zal een hoop ergernis voorkomen.

Nog een mogelijke valkuil: Iedere organisatie heeft een eigen bedrijfscultuur, met haar eigen normen en waarden. Als deze normen en waarden niet bij een ieder bekend zijn in het bedrijf of als je met externe mensen werkt die hun eigen normen en waarden niet afstemmen op die van de opdrachtgever gaat al veel mis voordat er überhaupt gestart wordt. Overigens kun je voor dergelijke processen ook een Lean Six Sigma ‘black belt’ inhuren als je zelf onvoldoende tijd hebt. Hij of zij zal het proces bewaken.

Resumé

Doorloop heel bewust iedere stap uit de DMAIC-cirkel (eerst leren lopen, daarna leren rennen). Besteed vanaf het begin voldoende tijd aan de Planning. Dit zowel vooraf als tijdens het proces (en blijf dit doen). Het zorgt ervoor dat de Uitvoering sneller verloopt en vooral dat je achteraf minder correcties bij de Controle hoeft aan te brengen.

MAAR ER IS MEER, tenminste als je succesvoller wilt samenwerken (hier volgt de kern van alles):

Samenwerken euhhhh Samen-Werken is als autorijden. De ene persoon is als het gaspedaal en wil door, de ander als een rem want we gaan te snel, weer een ander als het koppelingspedaal want zonder koppelen ga je niet naar de volgende versnelling. Dan hebben we het nog niet over de vraag in welke versnelling we nu rijden of eigenlijk zouden moeten rijden willen we serieus vooruit komen. Nog even doorgaan? Wat denk je dat er gebeurt als je gelijktijdig gas geeft en remt. O ja;  En wie stuurt het geheel?

Een goed team is samengesteld uit mensen die niet alleen verschil in kennis hebben maar ook verschil in werk- en denkgedrag laten zien. Het geeft meerdere invalshoeken waarbij je gebruik maakt van de sterke punten van een ieder. Op de juiste manier samengesmolten zorgt het voor een ijzersterk team. Als “Leider” heb je de taak ervoor te zorgen dat jouw mensen als het ware vleugels krijgen om obstakels soepel te ontwijken, zowel individueel als met elkaar. Het is aan jou om een deel van je tijd en energie in je team te investeren. Want ondanks dat mensen niet op de balans staan, zorgen ze samen voor het beste resultaat. Hoe beter ze elkaar daarbij kennen, hoe meer ze elkaar vertrouwen (met alle verschillen in kennis en karakter), hoe doelgerichter er gewerkt kan worden om de gewenste resultaten te behalen.

Met Insights Discovery kun je d.m.v. je een eenvoudig en toegankelijk kleurenmodel werken aan het onderlinge samenspel tussen de teamleden. Insights Discovery geeft op basis van 4 heldere kleuren inzicht aan ieder teamlid. Overigens heeft ieder mens alle kleuren in zich, alleen is de hoeveelheid per individu anders en daarmee is ieder mens weer uniek. Het is als het hebben van een eigen Pincode. Als je deze Pincodes leert lezen gaat er een wereld voor je open waardoor groepsprocessen opeens een extra (groeps)dynamiek krijgen.

Daarbij verwijzen de kleuren naar gedragseigenschappen welke mensen meestal of het liefst laten zien. Als ieder teamlid helder inzicht heeft in zichzelf en de daarbij behorende gedragsvoorkeuren, maar ook  in die van de andere teamleden ontstaat meer begrip, ontstaat beter zicht op elkaars sterke en minder sterke punten, ga je gerichter en proactief gebruik maken van de kracht van ieder teamlid. Wat denk je dat dit doet met het te behalen resultaat?

Aan de hand van teamworkshops, de persoonlijke profielen en teamprofielen is het mogelijk mensen beter op elkaar af te stemmen. Op van https://www.insightsbenelux.com tref je meer info aan. Mocht je interesse hebben dat kan ik dit voor jou en je team(s) faciliteren.

EN ALS JE HET INDIVIDU OF DE GROEP NÓG SUCCESVOLLER EN TEVENS VAARDIGER WIL MAKEN?

Met het verder opleiden van jouw mensen gaat het eigenlijk het niet anders. Eerst kijken naar de doelstellingen van de organisatie. Vervolgens waar de organisatie staat en de individuen daarbinnen. Zo ontdek je de ‘GAP’ van de mens en het team.

Bedenk dat iemand met een onbeperkte en briljante hoeveelheid kennis pas echt succesvol wordt als hij of zij deze kennis vaardig weet in te zetten, gebruiken en toe te passen. Dat laatste geeft ze namelijk echte vleugels naar succes. Als jouw mensen zich met plezier verder ontwikkelen en ontplooien, brengen ze:

-A- Gewoon meer geld in het laadje.

-B- Zijn ze als een ambassadeur voor jouw bedrijf, waarmee ze niet alleen andere mensen interesseren voor het bedrijf, maar gelijktijdig zichzelf op het onderbewuste niveau motiveren om te blijven presteren. Hoe mooi kan het zijn, het is als de turbo op een win-win situatie.

Het aansturen van de organisatie, omgaan met veranderingen, binnenhalen van nieuwe winstgevende opdrachtgevers en ondertussen de mensen betrokken, bevlogen en onderling verbonden krijgen (maar ook houden) is complex. Het vraagt het nodige van je leiderschap. Da’s niet altijd even gemakkelijk. Bij dit proces helpen en faciliteren is wat ik en mijn collega’s doen.

Darwin (Hij leefde van 1809-1882) zei ooit: Het zijn niet de sterkste soorten die overleven en ook niet de meest intelligente. Het is het soort dat het beste reageert op veranderingen. Hoe gaan jij en je mensen met de huidige veranderingen om?

Heeft deze blog je aan het denken gezet?

Deel het a.j.b. met collega’s, MT, DT, je zakennetwerk, je linkedIn downline. Ons doel is zoveel mogelijk ondernemers, ondernemende verkopers, ondernemende managers samen met hun teams succesvol uit deze tijd te laten komen. Wij houden daarbij wel van een uitdaging.

Mocht je willen sparren, heb je feedback (stel ik op prijs), een vraag of wil je een Quick Scan, neem dan gerust contact met me op via mijn LinkedIn of stuur me een mail met als onderwerp: ‘Koos; Darwin wist het al’.

Koos Minnema
[email protected]
06-51965959

Bekijk mijn LinkedIn pagina