Communicatie is één van de belangrijkste pilaren binnen een organisatie. Vooral als manager moet je de capaciteiten bezitten om effectief en efficiënt te communiceren naar je team. Doe je dit niet of onzorgvuldig, dan ontstaat er al snel miscommunicatie. Voordat je het weet escaleert deze miscommunicatie tot een conflict, een grimmige werksfeer of zelfs omzetverlies. Het meest vervelende is dat je miscommunicatie met en binnen je team vaak niet eens door hebt. Je kan natuurlijk niet elke e-mail tussen teamleden controleren, maar door communicatiefouten lijden de bedrijfsresultaten er wel onder. Bedrijfsresultaten waar jij uiteindelijk verantwoordelijk voor wordt gehouden. Om te voorkomen dat jij dit jaar door de directie op het matje wordt geroepen, hebben wij 5 oorzaken van miscommunicatie op een rij gezet.

1. Non-verbale communicatie

Miscommunicatie heb je vaak niet eens door. Met name bij non-verbale communicatie worden verkeerde veronderstellingen al snel gemaakt. Denk bijvoorbeeld aan het onschuldig checken van je e-mail op je smartphone tijdens een hedendaags gesprek met je collega. Als manager kan jij natuurlijk wel twee dingen tegelijkertijd, maar richting je collega kan je heel ongeïnteresseerd overkomen.

Werk je binnen een internationaal team? Dan kan non-verbale miscommunicatie soms vanuit onwetendheid ontstaan. Een goedbedoelde hand op iemand zijn schouder is bijvoorbeeld veel minder gebruikelijk in landen als Japan, Scandinavië en Groot-Brittannië. Voorkom deze onhandigheden, verdiep je in de non-verbale communicatie van een andere cultuur. Neem ook een keer tijd te om je eigen non-verbale communicatie te analyseren. Let daarbij op het gebruik van je lichaamstaal, oogcontact en het juiste gebruik van je stem.

2. Misinterpretaties

Dit is een veelvoorkomende vorm van miscommunicatie op de werkvloer. Het is namelijk heel makkelijk om er van uit te gaan dat een collega iets weet of hetzelfde denkt over een bepaalde kwestie. Dit kan grandioos fout gaan! De beste manier om deze vorm van miscommunicatie te voorkomen is om eigenlijk niet zomaar ergens van uit te gaan. Wees duidelijk in je communicatie. Liever een extra bevestiging dan een cruciale fout waar jij later verantwoordelijk voor wordt gehouden.

3. Verantwoordelijkheden

Een essentiële factor binnen het functioneren van je team is dat iedereen weet wat zijn of haar verantwoordelijkheden zijn en hier ook naar acteert. Zonder dit bewustzijn worden verantwoordelijkheden makkelijk verschoven naar andere collega’s, zodat zij later de vinger kunnen wijzen. Zorg daarom dat verantwoordelijkheden staan gedocumenteerd en benadruk dat iemand zijn functioneren niet alleen belangrijk is, maar zelfs cruciaal kan zijn voor het functioneren van het team.

4. Typefouten

Niet iedereen heeft natuurlijk een typecursus gehad, maar een typefout bij een e-mail kan soms heel vervelend uitpakken. Denk bijvoorbeeld aan een verkeerde tijds- of datumindicatie, een verkeerd geplakte link of een misspelling van iemand zijn naam. Niet alleen kan zo een fout onprofessioneel overkomen, je bezorgd jezelf ook nog eens extra werk om je fouten goed te maken. Neem daarom voor het verzenden van je e-mail 10 seconden de tijd om deze kort na te lopen.

5. Bedrijfsvisie

Als manager ben je eerder betrokken bij strategische keuzes, resultaten en de missie & visie van je bedrijf. Voor werknemers geldt dit een stuk minder. Natuurlijk kan niet alles worden gedeeld met het gehele bedrijf, maar dit hoeft niet te betekenen dat werknemers niet worden meegenomen in de (toekomst) plannen van het bedrijf. Communiceer welke rol zij gaan spelen in het meerjarenplan van het bedrijf en je zult merken dat werknemers zich gewaardeerd voelen, waardoor de kloof tussen management en werknemer inkrimpt.

Wil je meer weten over hoe miscommunicatie kan ontstaan? Kijk dan deze video van TEDEd.