Elk bedrijf, groot of klein, heeft te maken met de tijdsdruk van deadlines. Of het nu gaat om het opleveren van een product, het behalen van een salestarget of het aanleveren van belangrijke documentatie. Allen blijven werkzaamheden met een einddatum en een vooraf te bepalen doel. Toch gaat het bij het naderen van de deadline al te vaak mis. Er ontstaat stress en uiteindelijk inefficiëntie, waardoor overwerken noodzaak wordt en alle zeilen moeten worden bijgezet. Als manager moet je dit zien te voorkomen en daarom hebben wij 5 tips opgesteld voor het behalen van deadlines. 

Soft deadlines

Het liefst plan je deadlines altijd zo strak mogelijk in, zodat de efficiëntie van jouw timemanagement zo hoog mogelijk is. Bij een strakke planning met weinig speling schuilen echter een aantal gevaren. Allereerst kan je het functioneren en met name het werktempo van je werknemers overschatten, waardoor je met de planning in de knel komt. Ten tweede zijn er altijd factoren die je planning compleet overhoop kunnen gooien, denk bijvoorbeeld aan het crashen van de harde schijf van je computer. Tenslotte zorgen te strakke deadlines voor veel stress. Een oplossing hiervoor is werken met soft deadlines, zodat je een buffer creëert voor deze onvoorziene timemanagement-killers. Kies een datum tussen 2 en 5 dagen vóór de daadwerkelijke deadlines en creëer zodoende ruimte in de planning en rust in ieder zijn hoofd.

Opsplitsen van het project

Hoe groter het project, des te verder de deadline lijkt te zijn. Probeer grote projecten dan ook op te splitsen in mini-projecten. Zo kan elk mini-project worden afgebakend met zijn eigen taken en de hierboven genoemde soft deadlines. Elke soft deadline zal een gevoel geven van voldoening en geeft je team de energie en kracht om het volgende traject van het project in te gaan. Door op deze structurele manier te werken loopt het project minder snel vast en zal de “grote” deadline uiteindelijk makkelijker worden behaald.

Leren “nee” zeggen

Sommige opgedragen deadlines zijn ambitieus, maar simpelweg praktisch niet haalbaar. In dat geval is het beter een ‘nee’ te verkopen en met een alternatief te komen, dan volmondig ‘ja’ te zeggen en uiteindelijk met je beste smoes op te draven waarom de deadline niet is behaald. Wees eerlijk en schep eerlijke verwachtingen. De werkgever zal je namelijk niet beoordelen op de originaliteit van je smoes, maar wat wel blijft hangen is het niet behalen van een resultaat.

Beloning

Deadlines zorgen voor stress en dat gaat door de hoge druk niet altijd hand in hand samen met de interne werksfeer. Het is dan ook aan te raden deze druk eens weg te nemen bij je team. Ga eens uiteten of geef een borrel, waarbij aan jou de keus is om deze als een beloningsmechanisme of als verrassing in te zetten.

En als laatste tip: Een nieuwe opdracht binnen? Start vandaag! Niet morgen, niet volgende week. Een goed begin is het halve werk en dat geldt ook voor het behalen van deadlines.