Multitasken werkt averechts

We denken het te kunnen, maar we kunnen het niet. Waarschijnlijk heb ook jij leden in je team die beweren succesvol te kunnen multitasken. Onmogelijk is het niet, maar het zou hoogst uitzonderlijk zijn. Slechts 2% van de mensen blijkt effectief te kunnen multitasken. Voor de andere 98% zorgt een poging tot multitasken voor zo’n 40% verlaging van de productiviteit. Geef je teamleden dus heldere taken mee en zorg voor focus en prioriteiten, zodat multitasken geen eigen leven gaat leiden.

Wees flexibel qua dagritme

Ben jij een ochtendmens of juist een avondmens? Heb je last van een “after lunch dip”, of juist totaal niet? Het ritme van de mensen binnen je team kan enorm afwijken. Hou je als manager dan ook niet te krampachtig vast aan de 9-tot-5 kantooruren. Beoordeel je teamleden op output. Als een van je teamleden zijn of haar beste werk aflevert tussen 9 en 11 s ’avonds, wie ben jij dan om daar tegenin te gaan? Probeer waar mogelijk ook rekening te houden met het ritme van de week. Maandagen blijken bijvoorbeeld minder productief te zijn dan een dinsdag.

Slaap en fitheid bevorderen productiviteit

Een inkopper wellicht, maar daarom niet minder relevant. Slaap en fitheid zijn van enorme invloed op je productiviteit. Tot wel 30% blijkt. Schep als manager de juiste omstandigheden voor je team. Bevorder dat je teamleden samen sporten, tijdens of buiten werktijd. En heeft een van je medewerkers net een kindje gekregen, straf het dan niet af als hij of zij een uurtje later begint om toch nog de nodige slaap te kunnen pakken.

Niet teveel vergaderen

Vergaderen is keihard nodig, dat weten we allemaal. Echter, in onze Westerse cultuur, en dan zeker in grote corporates, maken we van vergaderen bijna een sport. Omarm agile managementmodellen waarin er minder en korter wordt vergaderd. En, vergader eens staand in plaats van zittend, dat bevordert de effectiviteit van je bijeenkomsten.

Pas geduld toe op mailconversaties

Mail is met afstand de grootste afleider op kantoor. Deels door onze aangeboren nieuwsgierigheid vinden we het moeilijk om een nieuwe inkomende mail te negeren. Het afhandelen van mail gaat enorm ten koste van de productiviteit. Deels is dat onze eigen schuld. We verwachten van elkaar dat we binnen een uur reageren op mailtjes. Zo niet, dan staan we bij elkaar aan het bureau met de vraag ‘heb je mijn mail al gezien?’! Geduld is in dit geval een schone zaak. Beoordeel je teamleden niet op de snelheid waarmee mails beantwoord worden, maar op het halen van deadlines en productiviteitsvraagstukken.

De manager heeft invloed

Je denkt wellicht dat je persoonlijk maar weinig invloed hebt op de productiviteit van je teamleden. Net als een voetbaltrainer kun je de juiste personen op de juiste werkzaamheden zetten, maar je invloed is verder beperkt. Uiteraard dient het werk gedaan te worden door je team, maar je hebt als manager wel degelijk invloed. Niet alleen door de juiste taakverdeling aan te houden, maar ook op het vlak van je persoonlijke relatie. Onderzoek van onderzoeksbureau Gallup heeft namelijk uitgewezen dat de relatie tussen een medewerker en diens baas een duidelijke invloed heeft op de productiviteit. Wanneer je teamleden positief zijn over jou als baas, werken ze harder, efficiënter en blijven ze langer in dienst. Kortom, het loont wel degelijk om tijd te investeren in het opbouwen van een persoonlijke relatie met je teamleden.

Bespaar niet op technologie

Techniek en technologie maken veel mogelijk. Ze kunnen de productiviteit enorm verhogen. Gelijktijdig is falende techniek een van de grootste irritatiefactoren op kantoor. Een niet goed werkende computer is killing voor de productiviteit van je medewerker. Kortom, zorg dat je niet beknibbelt op technologie. Zorg dat jouw medewerkers zowel op kantoor, als onderweg en vanuit huis, vlekkeloos en zonder irritatie kunnen werken.

Meer weten over productiviteit en effectief werken? Volg dan een van onze managementtrainingen, bijvoorbeeld de training time management.