Profile

LEADERSHIP: RUNT U DE ZAAK versus RUNT DE ZAAK U..?

Koos Minnema 21-10-2020

Ondernemers, CEO’s, ondernemende managers, managers, afdelingshoofden, - voor het leesgemak vanaf hier te noemen als ‘ondernemer’-, hebben nogal wat op hun bordje liggen. Vaak is ‘het aansturen van het bedrijf’ of ‘de afdeling’ een onderdeel(tje) van het werk. Ze werken in de meeste gevallen gewoon keihard mee in de zaak (zeker binnen het MKB /MKB+) en zien zich als ‘meewerkend voorman’. Ze doen dat met veel passie en plezier, maar zeker ook voor het resultaat. Als dan opeens resultaten tegenvallen, interne processen trager verlopen of erger nog ‘als je kaas wordt gepikt’*, lijkt het al snel of je alles tegelijk moet doen, waarbij je handen, hersens en tijd tekort komt. Niets lijkt nog te lukken.

Header Image

Waar komt dit door?
Veel ondernemers spelen graag kort op de bal, ze weten dan exact wat er gebeurt. Ze zijn tot op detail betrokken en daar ligt de eerste uitdaging. Want; vertel mensen wat ze moeten doen en 80% doet exact wat je van ze vraagt; volgens cijfers van Gallup research uit 2014.

In een stabiele situatie voelt dat wel comfortabel, helemaal als je graag ‘in-control’ wilt zijn. Je kan de klok bijna gelijk zetten op de te verwachten output en ondertussen ook nog even de efficiency positief beïnvloeden. Niks mis mee zal je denken, totdat je jezelf afvraagt: ‘Wordt alles hierdoor beter?’. Je realiseert je dat er een keerzijde is; – het maakt mensen afhankelijk van je -, waarbij ze niet snel uit zichzelf iets extra’s zullen doen. Er ontstaat meer reactief gedrag en ze lopen vast wanneer situaties minder voorspelbaar worden.

De vaart gaat uit de processen en in tijden van crisis, zoals nu, verandert je bedrijf in een schietschijf voor de concurrentie.

Hoe je dit herkent?
Mensen wachten op elkaar, wachten op instructie, rechtvaardigen hun gedrag door het hanteren en verschuilen achter regeltjes (al dan niet NEN-ISO gecertificeerd). Ze gaan als het ware pas weer aan de slag met een nieuwe opdracht na het klepperen van ‘de brievenbus’ en post op ‘de deurmat’. Een opdracht die nog wel even ‘formeel’ moet worden gemaakt door het baasje tijdens het dagelijkse of wekelijkse werkoverleg, vervolgens nog even langs vele loketjes voor een stempeltje van akkoord (lees: langs afdelingen voor inventarisatie), want ‘zekerheid gaat tenslotte voor alles’, ‘fouten maken doen we niet’, ‘zo werken wij hier nu eenmaal’ en ‘regels zijn regels’ als veelgehoorde (bullshit)onderbouwingen. Of wanneer het een verandering betreft: ‘dat hebben we al geprobeerd, dat gaat niet werken’.

Wat is eraan te doen?
Voordat ik daar nader op in wil gaan even een paar taaie doch informatieve feiten. In onafhankelijk onderzoek geven mensen aan dat ze het niet leuk vinden als je ze iets opdraagt, ze ervaren hierdoor stress en sommigen worden ziek. Overigens is in Nederland ‘werkstress’ beroepsziekte nr.1 en neemt 36% van alle ziekteverzuim voor haar rekening. Werkstress kost bedrijven totaal 7.555.000 verzuimdagen, 1 miljoen Nederlanders hebben burn-out klachten, waarvan 240.000 jonge werknemers tussen de 25-35 jaar. De verzuimkosten bedragen jaarlijks maar liefst 1,8 miljard euro.
Bron: monitorarbeid.tno.nl

Als je verder doorleest in het TNO-overzicht zie je dat 44% van de medewerkers graag meer autonomie wenst, 38% te hoge taakeisen voor zichzelf ervaart, 23% slachtoffer is van ongewenst gedrag van buiten de organisatie, 16% slachtoffer van ongewenst gedrag binnen de organisatie en 8% wordt gepest op het werk.

Ik stel vast dat het véél meer en intenser betrekken van mensen bij het werk en de doelstellingen van het bedrijf zal leiden tot betere samenwerking en verhoogde resultaatgerichtheid.

Kortom, wens je meer continuïteit in je bedrijf? Ga je voor verbetering van omzet en/of winstgevendheid? Betrek dan je mensen erbij! Geef naast het zogenaamde product and proces zeker ook het onderdeel people jouw nodige aandacht. De mensen met hun talenten, mogelijkheden en hun gedrag. Waarbij gedrag het minst makkelijke onderdeel is om te veranderen. Dat gaat dus ook niet van de ene op de andere dag lukken. Aspecten waarover ik graag met ondernemers over van gedachten wissel en waar ik verder in mijn uitgebreide blog enkele handvatten voor zal aanreiken.

‘Goed samenwerken’ klinkt mooi maar is het ook vanzelfsprekend?

Wanneer je als bedrijf gewend bent om, figuurlijk gesproken, vissen te laten klimmen en je roept opeens: ‘Dat gaan we vanaf nu anders doen, we gaan jullie meer betrekken, we gaan naar jullie luisteren, we gaan elkaars krachten gebruiken, en we gaan meer samenwerken! ’dan zal dit mensen achterdochtig maken. Dan schieten ze in de verdediging en gaan hardop denken: ‘Hoezo deed ik het niet goed dan?’. Ze zullen dingen zeggen als: ‘Eerst zien dan geloven’ en gaan, onbewust, ontwijkend gedrag vertonen omdat ze even de weg kwijt zijn. De achterliggende reden daarbij is dat de meeste mensen gewoon hard werken – ook buiten het zicht van de ondernemer – en naar eer en geweten en goed werk willen leveren, met als tegenprestatie goedkeuring en waardering. Uiteraard hoort loon of salaris daar ook bij, maar die maandelijkse financiële vergoeding staat volgens onderzoeken nooit op de eerste plaats als ultieme vorm van waardering.

Bovendien klinkt ‘goed samenwerken’ mooi maar is niet altijd vanzelfsprekend. Als het in een team al niet lekker loopt, zal dit in tijden van crisis vaak pijnlijk duidelijk worden. Andersom bewijzen sterke teams juist nu hun waarde. Dit geldt zowel voor de organisatie, als ook voor de individuele teamleden. Want dan helpen en stimuleren medewerkers elkaar en werken óók op afstand goed samen.

Insights Discovery
Helaas is er geen vast recept voor teamontwikkeling. Een topteam word je niet in één dag en als je al op achterstand staat is het helemaal van belang om dit zorgvuldig aan te pakken. Een bijzonder functioneel instrument voor team development is Insights Discovery. Met ‘Insights’ kunnen medewerkers en dus ook teams zich gericht verder ontwikkelen en optimaal verbeteren.

Stel dat je ontdekt dat Insights Discovery een mooi instrument is om jouw mensen te verder ontwikkelen, neem dan eerst even wat afstand om te ontdekken of er nog andere valkuilen zijn die de verschillende processen in het bedrijf kunnen of zullen verstoren. ‘Insights Discovery’ is weliswaar geen wondermiddel, maar het is zeker een krachtig instrument om te gebruiken bij verbeterprocessen waarin de mensen binnen het bedrijf centraal staan bij het bereiken van betere resultaten.

Hoe voorkom je de valkuilen?
Onze snel veranderende kennis- en data-gedreven economie vraagt, volgens mij, om mensen die op natuurlijke wijze het verschil maken. Mensen die niet gelijk ‘roeptoeteren’, maar scherpere vragen kunnen en durven stellen, samen denken en samen onderzoeken.
Eerst begrijpen, dan begrepen worden. Mensen die elkaar vertrouwen, flexibel en betrokken zijn bij de eigen organisatie en haar doelstellingen. Mensen die van daaruit werken aan optimale resultaten. Alleen is de vraag die je jezelf mag stellen: ‘ In hoeverre voldoet mijn organisatie hieraan?’
Dus is het slim om, voordat je een veranderproces start, met enige afstand naar jouw eigen bedrijf en haar mensen te kijken. Gewoon helder observeren en de feiten checken: wat gaat goed, wat kan beter en wat zouden de mensen anders moeten doen?

Houd daarbij in gedachten dat jouw mensen voor de resultaten van het bedrijf zorgen. Dat jouw mensen de enige ‘resource’ zijn die de concurrentie niet kan kopiëren en dat je daarmee de sleutel naar succes dus in eigen handen hebt.

Zelf ben ik ooit gewoon gestart op de werkvloer en heb alle facetten doorlopen tot aan directieniveau. Dit leerde mij dat – mensen en hun prestaties- aan de basis van iedere succesvolle organisatie staan. Verkopen, managen, ondernemen, maar ook onderlinge samenwerking is als ‘bergopwaarts koorddansen’. Eén foutje en je kan heel hard vallen en ja hoor, maak je geen zorgen, ook ik ben menigmaal flink onderuit gegaan.

Veerkrachtige mensen leren van het vallen, staan op en gaan door. Ook als het pijn doet, het onzeker maakt, als de boodschap minder prettig is en verandering moeilijk, maar wel nodig blijkt te zijn.
Dat zullen ze echter alleen doen bij voldoende vertrouwen in elkaar, betrokkenheid bij het bedrijf en haar doelstellingen en ze voldoende tijd krijgen om al werkend te leren veranderen. Dat vraagt ook van jou als ondernemer tijd en vooral geduld. Iets waar veel ondernemers niet altijd royaal in uitblinken.

En wat is de grootste valkuil?
Daarbij wil ik je gelijk voor een grote valkuil behoeden, want verandering begint in ‘the board’. Het is niet alleen voor de medewerkers, het is van toepassing op iedereen. Dus als jouw managementteam niet mee wil, of zij of jij vinden het allemaal maar luchtfietserij, dan hoef je er niet eens aan te beginnen. Ga dan vooral door op oude voet, dat kan zeer succesvol zijn, maar feit is dat in de huidige tijd veel ondernemers zich zorgen maken over de continuïteit van het bedrijf en dat actie gewenst is. Aan de andere kant kan het onderzoeken ‘waarom’ jij het luchtfietserij vindt en ‘wat’ het je als organisatie kan opleveren veel helderheid geven.

Uit de praktijk weet ik dat dit proces voor menig ondernemer moeilijk is. Per slot van rekening is hij of zij door gedrag uit het verleden zo succesvol geworden. Helaas zijn ‘resultaten uit het verleden geen garantie voor de toekomst’. Daarbij zijn de meeste ondernemers echte beslissers en vooral doeners; ze zijn als een gaspedaal en willen door. Ze werken graag hands-on aan een klus, geven daarbij het goede voorbeeld, werken hard, nemen van nature de leiding en zeggen al snel tegen mensen ‘wat’ ze moeten doen om de vaart erin te houden. Alleen is het soms slimmer om mensen fouten te laten maken, het ze zelf te laten ontdekken zodat ze hoofdpijn krijgen, ze vervolgens te vragen ‘hoe’ ze het gaan oplossen en dan niet gelijk zelf met de oplossing komen. Ofwel mensen aanspreken i.p.v. afrekenen, met als doel dat ze ervan leren en zo dezelfde fout niet nog een keer maken.

Natuurlijk gaat het tolereren van fouten maken niet tot in het oneindige door. Mensen die steeds maar weer hardnekkig dezelfde fout maken, zullen het op termijn niet redden, omdat de groep ze ontmaskert. Ze kunnen zich niet meer verschuilen achter excuses, anderen voor schut laten gaan of hun snor drukken, doodleuk omdat de groep het niet pikt en daarmee jou als ondernemer helpen naar een beter resultaat. Het zal tot situaties leiden dat het beter is om afscheid van elkaar te nemen.

Nu ken ik ondernemers die figuurlijk gesproken zo nu en dan hun tong afbijten of zelfs letterlijk op hun lippen bijten bij het zien van een (potentiële) misser omdat ze het proces niet willen frustreren. Voor deze ondernemers heb ik de volgende tip van één van mijn relaties gekregen. Een ondernemer die ik wil omschrijven als een ‘hervormende beslisser’.

Hij is zeer direct en tevens een scherpe observator die zaken heel snel door heeft. Hij ziet het op een kilometer afstand fout gaan, maar wil absoluut dat zijn mensen leidend zijn in de dagelijkse operatie omdat anders het gevaar dreigt van terugvallen in oud gedrag. Hij zegt: ‘Ik geef mijn mensen alle ruimte. Ze mogen en moeten zelfs fouten maken zodat ze beter worden, maar na ‘3 x serieus foei’ is het toch echt ‘doei’ en nemen we afscheid’.

Tot slot nog een verhelderende oefening om te doen als directie- of managementteam.

Zoals aangegeven start veranderen in de boardroom. Als directieteam of als managementteam dien je de Visie, Missie en Strategie helder te hebben, waarbij ik zelf graag met het zogenaamde ‘1A4 Businessplan’ werk. Op zichzelf al een interessant proces om meer samenhang in directie – of managementteam te creëren.

Als kick-off vraag ik dan aan ondernemers: ‘In hoeverre heb je binnen jouw directieteam of managementteam weleens gevraagd of ieder lid voorafgaande aan de vergadering op maximaal één A4-tje zijn of haar visie, missie en strategie van het bedrijf wil opschrijven. Gewoon zoals hij of zij het ziet. Geen ingewikkelde PowerPoint, Excelsheets, externe onderzoeken of wat dan ook’.

Deze gedachten laat je een ieder in maximaal vijf minuten presenteren aan de collega’s, zonder dat anderen hier op mogen ‘schieten’, men mag wel aantekeningen maken om ná afloop van alle presentaties vragen aan elkaar te stellen.

Hoeveel overeenkomsten in de presentaties denk je dat er zullen zijn en hoeveel verschillen? Ik garandeer je een stevige discussie, dus zorg daarom wel even voor een goede voorzitter, want het kan heftig worden. Ik ben wel benieuwd.

Tenslotte, even terug naar de titel van mijn blog: LEADERSHIP: RUNT U DE ZAAK versus RUNT DE ZAAK U?

In hoeverre runt u de zaak en in hoeverre runt de zaak u? Valkuil voor veel ondernemers is het directief aansturen van mensen of teams. Wat goed is of fout, dat is niet aan mij, maar onderzoek het, ontdek wat goed is voor jouw bedrijf en ga ermee aan de slag.

Aan de andere kant heb je ook ondernemers die puur op cijfers sturen en ondertussen het contact met de vloer volledig zijn kwijtgeraakt, terwijl juist daar het geld wordt verdiend. Voor deze ondernemer is de gouden tip om maar weer eens uit de Ivoren Toren te komen en terug naar de werkvloer te gaan. Gewoon kijken, meehelpen, zien wat er gebeurt, volg desnoods een order van begin tot eind. Wedden dat je er veel van gaat leren…..

Oké, als je mijn blog tot hier hebt volgehouden, dank je wel. Als je tips hebt of wilt sparren, laat het ons weten, dan kunnen we samen weer wat wijzer worden en daarmee andere mensen helpen.
Eén ding is zeker, als je er mee begint dan zul je tijdens de uitvoering al ontdekken dat zaken toch net weer even anders of slimmer kunnen dan uitgedacht in het plan, gewoon omdat je er de focus op hebt en er goed mee bezig bent. Da’s prima, was het niet ene Johan Cruijff die zei: ‘Je gaat het pas zien als je het doorhebt?’.

Koos Minnema

*”Wie heeft mijn kaas gepikt?” is een grappig boekje van Spencer Johnson over het omgaan met veranderingen. Het gaat over 2 kleine muisjes (Snel & Snuffel) en 2 mini-mensjes (Peins en Pieker) die in een doolhof leven en elke dag op zoek gaan naar nieuwe kaas.

Interesse om partner te worden?

Laat je gegevens achter om vrijblijvend kennis te maken. Heb je een vraag of wil je graag meer informatie vul dan je gegevens in en wij nemen contact met je op.