Lean management. Agile management. Het zijn nieuwe toverwoorden in ons managementjargon, die we wekelijks voorbij horen komen tijdens congressen en lezingen. Maar wat is lean management eigenlijk precies? Het efficiënter maken van je organisatie om geld te besparen? Het anders managen van je personeel om het resultaat te verbeteren? Of puur een nieuw modewoord? En, kunnen we er daadwerkelijk wat mee in onze dagelijkse praktijk? In deze blog proberen we je wegwijs te maken in de wondere wereld van lean management.

Waar staat lean management eigenlijk voor?

Wat is jouw meest vurige wens als manager? Jaren geleden was het antwoord daarop eenvoudig: medewerkers die goed luisteren en doen wat er van ze gevraagd wordt. Echter, in onze Nederlandse maatschappij is dit al lang niet meer van toepassing. Uiteraard willen we dat het werk goed gedaan wordt, maar als manager in de Nederlandse economie wil je vooral dat je medewerkers zelf initiatief nemen, verantwoordelijkheid voelen en effectief samenwerken met hun collega’s. Dat levert tenslotte het beste resultaat op. Vanuit dat gedachtegoed is lean management ontstaan. Lean management gaat uit van het gedachtegoed dat je als manager niet meer aan je medewerker opdraagt wat deze wanneer moet doen. Op die manier kan efficiënt worden omgegaan met de capaciteit binnen een organisatie en zijn ingewikkelde managementlagen vaak niet meer nodig. Lean management is dus een manier om menselijke verspilling tegen te gaan. Echter, het is niet alleen vrijheid. Lean managent gaat tevens uit van de basisregel dat je als medewerker niet vrij bent om te doen wat je wil, wanneer je dat wil. Er zijn gezamenlijke doelen waarop afgerekend wordt.  Het eindresultaat (de doelstelling) staat voorop.

De uitgangspunten van lean management

Om lean management binnen een organisatie mogelijk te maken dient rekening te worden gehouden met een aantal belangrijke principes. Deze principes zijn (nog) niet bij elke organisatie als zodanig aanwezig en zullen in sommige gevallen dus nog ontwikkeld moeten worden indien men voor lean management kiest.

Waardeperceptie centraal

Om je proces op een lean manier te kunnen gaan verbeteren, dien je als organisatie vooral erg goed op de hoogte te zijn van de wensen en behoeftes bij je klant. Je moet in kunnen schatten waar hun waardeperceptie ligt en deze centraal zetten. Een mooie taak voor de verkopers en vertegenwoordigers binnen je team dus.

Procesoptimalisatie

Hoe zit jouw proces in elkaar? Welke activiteiten voegen direct waarde toe aan de perceptie van de klant en welke kunnen eventueel uitgeschakeld worden?

Geschakeld proces

Werk jij met diverse afdelingen die allemaal verantwoordelijk zijn voor hun eigen onderdeeltje? Voor lean management is dat niet altijd ideaal. Er moet een duidelijke ‘flow’ van begin- naar eindproduct zijn. Een aan elkaar gekoppeld proces waarin iedereen gezamenlijk verantwoordelijk is voor het eindresultaat. Veel creatieve bureaus kiezen er bijvoorbeeld voor om met klantteams te werken. Kleine efficiënte teams waarin alle capaciteiten aanwezig zijn en die (relatief) zelfstandig kunnen opereren.

Verbeteren en coachen als basis van lean management

Een ‘lean manager’ verwacht van zijn medewerkers initiatief en verantwoordelijkheidsgevoel. Dat verantwoordelijkheidsgevoel moet vooral in het teken staan van verbetering. Het verbeteren en optimaliseren van het productieproces. Als dit niet lukt, dan pas is het moment daar voor de manager om in te grijpen en te gaan ‘managen’.

Lean managent gaat dan ook uit van twee basisstromen binnen bedrijfsvoering: verbeteren en coachen. De ‘verbeter’stroom is een bewezen effectieve managementmethodiek waarbij medewerkers zelfstandig en oplossingsgestuurd te werk gaan. Ze zijn zelf verantwoordelijk voor het optimaliseren van een proces en het nemen van initiatief. De ‘coaching’stroom wordt door de manager gebruikt om mensen binnen de organisatie te ontwikkelen. Op alle niveaus. Een lean manager is dus als het ware een onderwijzer die pas ingrijpt als processen zich niet langer zelfstandig lijken te verbeteren en die vervolgens tracht het team bij te scholen om de gewenste omstandigheden weer te creëren.

Ben je benieuwd wat wij op het gebied van management voor jou kunnen doen? Informeer dan eens naar een van de managementtrainingen van Kenneth Smit, of bekijk ons aanbod op het gebied van business improvement.