Veel bedrijven bieden hun medewerkers tegenwoordig de mogelijkheid om een of meerdere dagen per week vanuit huis te werken. Waarom? Het voorkomt files, verlaagt reis- en huisvestingskosten, vermindert verzuim en zou de productiviteit verhogen. De thuiswerker heeft geen reistijd en klapt, al dan niet in joggingbroek, de laptop met VPN-verbinding open en kan in alle rust aan de slag. Iedereen wint! Maar, zijn thuiswerkers ook écht productiever? En, wat zijn naast de voordelen, de nadelen van thuiswerken? Hoe schep je als bedrijf een duidelijk kader waarbinnen de thuiswerker ook écht optimaal kan presteren? We bespreken het in het blog van deze week.

Ja, thuiswerken is productief

Met name hoogopgeleide medewerkers en ondernemers werken steeds vaker een of meerdere dagen in de week thuis. Vaak om te ontsnappen aan de drukte op kantoor, waar iedereen de hele dag in en uit loopt om vragen te stellen en waar de telefoon roodgloeiend staat. Uit onderzoek van Intermedian onder 11.000 hoogopgeleide medewerkers blijkt dat thuiswerken bevorderlijk is voor de concentratie, de effectiviteit en de productiviteit. Maar dat is niet alles. Thuiswerken zorgt ook voor een betere werk/privé balans. Bijvoorbeeld omdat de reistijd naar het werk wordt beperkt, waardoor ouders wat meer tijd hebben voor het verzorgen en naar school brengen van de kinderen. Het Sociaal en Cultureel planbureau concludeerde in een onderzoek uit 2012 al dat thuiswerken het ziekteverzuim aanzienlijk verlaagt. Tot slot zou thuiswerken ook nog voor minder files zorgen, al wordt dat in het proefschrift van Sergejs Gubins uit 2015 (VU Amsterdam) tegengesproken. Wat echter wel vast staat, is dat structureel thuiswerken voor minder hoge reis- en huisvestingskosten zorgt. Kortom, door medewerkers zelf te laten bepalen waar, wanneer en hoe ze werken, neemt de werktevredenheid en motivatie van medewerkers toe en dat zorgt voor een stijging van de productiviteit en een daling van bepaalde kosten.

De nadelen van thuiswerken

Ondanks de vele voordelen die thuiswerken lijkt op te leveren, is het belangrijk om ons te realiseren dat er een aantal nadelen kunnen kleven aan thuiswerken. Op kantoor is de controle door een werkgever op haar medewerkers bijvoorbeeld groter dan wanneer zij thuis, onttrokken aan het zicht van de werkgever, hun werkzaamheden uitoefenen. Echter, dit zou wat ons betreft nooit een doorslaggevende reden mogen zijn om er helemaal niet aan te beginnen. De band tussen werknemer en werkgever is tenslotte in hoge mate een vertrouwensband. Het opstellen van een set afspraken en protocollen om het thuiswerken in goede banen te leiden is volgens ons wel een goed idee. Eerst zetten we een aantal mogelijke nadelen en valkuilen nog even op een rij.

Minder geschikt voor ‘overlegfuncties’

Thuiswerken is niet voor elk type functie geschikt. Uiteraard is het vooral geschikt voor kantoorpersoneel dat hoger opgeleid is, maar zelfs dan is thuiswerken niet altijd ideaal. Heb jij een functie als projectmanager, of als een anders soort manager, en bestaat je dagtaak grotendeels uit overleg, dan dienen thuiswerkdagen zeer goed vooraf bekeken te worden.

Privé en werk lopen in elkaar over

Het grootste gevaar van thuiswerken is dat werk en privé door elkaar gaan lopen. Voor de werkgever betekent dit dat de medewerker afgeleid kan worden door privézaken, zoals de kinderen. Voor medewerkers betekent dit het gevaar op juist meer stress, omdat de grens tussen privé en werk vervaagt. Thuiswerken dient dus nooit een verkapte vrije dag te zijn, hetgeen helaas wel vaak gebeurt. Met name ouders met jonge kinderen kiezen vaak voor een thuiswerkdag in plaats van een 4-daagse werkweek, zodat ze er zijn voor de kinderen, maar hun salaris behouden.

Niet iedereen heeft de juiste motivatie of zelfdiscipline

Ook hoogopgeleide mensen zijn niet altijd geschikt om thuis te werken. Een dag niet op kantoor betekent niet dat die dag minder effectief en minder intensief moet zijn. Sterker nog, thuiswerken zou de productiviteit zelfs moeten verhogen. Sommige mensen weten van zichzelf dat ze de discipline om thuis te werken niet kunnen opbrengen. Anderen hebben die zelfkennis niet en dienen dus beschermd te worden door hun manager of collega’s.

Onzichtbaarheid

Een gevaar dat op de loer ligt bij thuiswerkers, is dat hun werk minder zichtbaar en tastbaar is. In veel traditionele productiebedrijven wordt thuiswerken toch nog een beetje vreemd en verwijtend aangekeken. Let er dus op dat de cultuur van je bedrijf wel klaar moet zijn voor de invoering van thuiswerken.

Schep een duidelijk kader van afspraken en protocollen voor thuiswerken

De voordelen van thuiswerken spreken voor zich, maar er zijn dus ook een aantal valkuilen voor werknemer en werkgever. Als werkgever is het dus verstandig om een structurele aanpak voor thuiswerkers te ontwikkelen en in te voeren. Waar moet je dan aan denken?

Thuiswerkprotocol

Zet afspraken, verwachtingen en rechten duidelijk op papier in een thuiswerkprotocol. Controleren van je thuiswerkers heeft geen nut en werkt demotiverend, maar de afspraken goed op papier zetten zorgt voor veel duidelijkheid. In het protocol kun je afspraken maken over ergonomisch werk, de werkuren, de richtlijnen en tal van andere zaken. Neem het protocol ook op in de contracten (of cao) van je medewerkers. Onlangs gaf een rechter de werkgever nog ongelijk in een thuiswerkrechtzaak, omdat de afspraken niet op papier stonden.

Afspraak over kinderen

Het is belangrijk om af te spreken dat een thuiswerkdag geen verkapte papa/mama dag mag zijn. Dit gebeurt helaas te vaak. In plaats van 4 dagen te gaan werken en daardoor minder salaris te krijgen, kiezen medewerkers ervoor om thuis te werken als de kinderen thuis zijn. Dit heeft grote gevolgen voor de effectiviteit van de werkdag. Maak met je medewerkers dus goede afspraken over de invulling van een thuiswerkdag, en neem deze afspraken mee in het protocol.

Toezicht planning en taken

Hoewel het weinig zegt over productiviteit, kun je op kantoor eenvoudig controle houden over de werkuren van je medewerker. Bij thuiswerken is dat lastiger. Echter, er zijn natuurlijk alsnog manieren om te managen dat de werkzaamheden effectief worden uitgevoerd. Denk bijvoorbeeld aan urenregistratie, concrete targets, takenlijsten en rapportages. Uiteindelijk gaat het er voor jou als werkgever vooral om dat de taken goed worden volbracht. De een heeft daar 6 uur per dag voor nodig, de ander 10.

Technologie goed regelen

Wat ook enorm bijdraagt aan het succes van thuiswerken, zijn de technologische omstandigheden die je schept als werkgever. Hoe gek het ook klinkt, thuiswerkers worden vaak afgescheept met trage oude laptops en slecht werkende verbindingen. Investeer als bedrijf in een goed technisch netwerk om thuiswerkers de frustratie daarover te besparen en de effectiviteit van de werkdag zo hoog mogelijk te houden.

Wat is jouw ervaring met thuiswerkers? Merk jij dat het een positief effect heeft op je medewerkers en de prestaties van je team? Of heb je juist negatieve ervaringen? Laat het ons weten!