De 5 beste communicatieboeken van 2017

Communicatie boeken

Als communicatieprofessional is het noodzakelijk om op de hoogte te blijven van de laatste trends. De komende feestdagen bieden hiervoor de uitgelezen kans: de open haard aan, een mok warme chocolademelk en een goed communicatieboek. Eveneens bij ons blogartikel over salesboeken, hebben wij de meest gewaardeerde communicatieboeken van Managementboek.nl en Bol.com op een rijtje gezet.

Bas Mouton – Magie in al je communicatie
Vergeet alle presentatietechnieken, taaltrucjes, communicatie- en mediatrainingen die gericht zijn op uiterlijkheden en het vermijden van risico’s. De magie in communicatie – het gevoel dat een verhaal klopt, inspireert en tot actie aanzet – zit niet in houding, intonatie of woordkeuze. Het gaat erom jezelf te laten zien, écht iets te vertellen en anderen daarin mee te durven nemen. Bas Mouton reikt in dit boek alle basiskennis aan waar een presentatie aan moet voldoen en hoe je blijvende impact maakt met je communicatie.

 

Betteke van Ruler – Het Strategisch Communicatie Frame
Een goede strategie is van cruciaal belang, maar de ontwikkeling ervan moet sneller en interactiever. Op dikke rapporten en tijdrovende processen zit niemand te wachten. Het gaat om de essentie. Het boek ‘Het Strategisch Communicatie Frame’ is een praktische methode die helpt de juiste keuzes te maken. Keuzes die belangrijk zijn voor je organisatie, klant of project. Het schrijft niet voor wat je moet doen of welke strategie de beste is, die keuzes maak je zelf.

 

Sandra Hertogh, Annemarie van der Wel – Giftige communicatie
Steken onder water, sarcastische grapjes en verwijten: we maken allemaal gebruik van giftige communicatie. Doe het liever niet, want het lost geen problemen op en de samenwerking verslechtert alleen maar. Wil je succesvol samenwerken met andere mensen? Met dit boek leer je de giftige communicatie van jezelf en andere mensen te herkennen.

 

Thomas van Manen – Marketingfacts Jaarboek 2017/2018
Wil jij alle ontwikkelingen op het gebied van marketingcommunicatie weer even helder krijgen? Lees dan eens het jaarboek van Marketingfacts door, waar in 11 hoofdstukken en 5 onderwerpen aandacht besteed wordt aan alle actuele onderwerpen door middel van verschillende voorbeelden en best practices. Dit jaar is er extra aandacht voor de moderne marketingorganisatie en statistieken met analytics. Met input van 30 prominente experts, is het jaarboek een niet te missen naslagwerk voor de marketingcomunnicatie professional.

 

Simon Sinek – Together is Better
Simon Sinek, bestselling auteur van “The New York Times”, vertelt in dit boek over alle uitdagingen waar we als mens voor staan in de moderne werkwereld. Of je nu net uit de schoolbanken komt van de universiteit of werkt bij een wereldwijde multinational, Sinek geeft een verse blik op de manier waarop wij dingen in het leven zien. “Together is Better” is een mooi geïllustreerd boek en is zowel zakelijk als privé de moeite waard om te lezen.

 

Mis jij nog een boek die elke communicatiemedewerker gelezen moet hebben? Laat het weten in een reactie!


De etiquette van de zakelijke lunch

zakelijke lunch

In dit digitale tijdperk is een face-to-face meeting als een zakelijke lunch eigenlijk iets dat zou kunnen behoren tot het verleden, want met web- en videoconferencing kun je tenslotte elkaar virtueel ontmoeten en bovendien bespaart een online ontmoeting tijd. Toch heeft de zakelijke lunch zijn voordelen. Het is persoonlijker dan een virtuele ontmoeting, je deelt dezelfde ervaringen met je lunchpartner en bovendien heb je meer controle over de omgeving. Reden genoeg om een afspraak te maken met de opdrachtgever of potentiële klant voor een zakelijke lunch, maar hoe pak je dit aan? Hoe zorg je dat jij professioneel overkomt en geen schade toebrengt aan jouw imago of die van het bedrijf?

Telefoon uit of op stil
Een logische keuze, maar iets wat nog vaak wordt vergeten is het juiste gebruik van je telefoon. Net als in de bioscoop is uitzetten wellicht ietwat overdreven, maar zorg tenminste dat je telefoon op stil staat en niet op tafel verschijnt. Het is bovendien onprofessioneel dat je tijdens de lunch je binnenkomende mail of berichten van collega’s gaat checken.

De plek van de zakelijke lunch
Een zakelijke lunch moet je niet zien als een kans om voor de eerste keer in je leven kreeft te proberen. Sterker nog, kreeft is sowieso af te raden tijdens een zakelijke aangelegenheid vanwege het gepruts. Neem geen risico, kies restaurants waar je bekend mee bent en zorg dat je meerdere plekken aandraagt bij de genodigde. Wellicht is hij of zij namelijk vegetarisch en heb jij net een restaurant uitgekozen die geroemd wordt om zijn steak. Een onhandige keuze waardoor je meteen al één nul achter staat. Mocht jij juist diegene zijn die uitgenodigd wordt, vergeet dan niet om hem of haar te complimenteren over de gekozen plek.

Bestellen
Met het bestellen van de lunch zijn er drie regels. Regel één: bestel nooit iets voor je lunchpartner. Laat hem of haar zelf kiezen en vraag eventueel of je een suggestie kan geven. Regel twee: bestel niet zomaar alcohol. Doe dit alleen als je lunchpartner iets wil vieren of wanneer het een algemeen gebruik is in het land waar jouw lunchpartner vandaan komt. Regel drie: vermijd gerechten die vragen om problemen. Denk bijvoorbeeld aan spaghetti (slurpen), kreeft (kan ontploffen) of spinazie en broccoli (nestelt zich graag tussen de tanden).

De Zout-en-Peper regel
Gebruik nooit ofte nimmer zout en peper voordat je begint met je lunch. Het klinkt een beetje als een overdreven regel, maar met deze actie kun je letterlijk een zakelijke lunch verknoeien. Het gebruik van zout en peper voor het proeven insinueert namelijk dat je al snel conclusies trekt, je gaat er al van uit dat zonder zout en peper de lunch minder zal smaken. Confronterend voor diegene die het restaurant heeft uitgekozen, waardoor jij onbedoeld overkomt als iemand die snel conclusies trekt.

De rekening
Wie betaalt bepaalt, maar bij een zakelijke lunch is het meer wie bepaalt betaalt. Oftewel, de genodigde zou niet de rekening moeten betalen. Tenzij je een zakelijke lunch hebt met collega’s, dan is het vrij normaal dat de rekening wordt gedeeld. Wanneer de rekening arriveert, zorg dan dat je jouw lunchpartner blijft aankijken wanneer deze spreekt en kijk niet geschrokken wanneer de rekening ietwat hoog uitvalt.

De follow-up
Het is gepast en professioneel om de middag na de zakenlunch of de volgende ochtend een korte follow-up te sturen via de e-mail. Bedank diegene voor zijn tijd, inzichten en input en maak een korte samenvatting van de besproken punten en de vervolgstappen die genomen moeten worden. Documenteer deze en andere leerpunten in bijvoorbeeld een CRM-systeem, zodat je goed voorbereid bent voor een eventuele vervolgafspraak.

Wil je meer weten over etiquette tijdens zakelijke eetgelegenheden? Het Etiquette bureau biedt verschillende workshops aan zodat jij  aan tafel een onberispelijke indruk achterlaat. 


Zakelijk WhatsApp inzetten als sales professional

Whatsapp

Sociale media en berichtendiensten als WhatsApp veranderen de manier waarop wij communiceren en als sales professional moet je hierop zien in te spelen. Zo heeft WhatsApp een explosieve groei meegemaakt. De berichtendienst wordt wereldwijd door maar liefst 1,2 miljard mensen gebruikt en in Nederland gebruiken 9,8 miljoen mensen de app op een dagelijkse basis. Er is zelfs sprake van merkverwatering, want wij ‘appen’ tegenwoordig in plaats van dat wij ‘SMS-en’ of een ‘bericht versturen’. Het gebruik van WhatsApp is dan ook een kans die je als sales professional niet zomaar links kan laten liggen. Voor bedrijven zijn er al verschillende manieren om WhatsApp zakelijk in te zetten, bijvoorbeeld als kanaal voor de klantenservice. Binnenkort is het zelfs mogelijk om bij KLM je boekingsbevestiging en instapkaart te ontvangen via een app’je. In dit blogartikel focussen wij op het zakelijk gebruik van WhatsApp voor de sales professional en leggen we uit hoe WhatsApp gebruikt kan worden binnen de marketing- en communicatiemix.

WhatsApp Web
WhatsApp is van origine een berichtendienst uitsluitend bedoeld voor op je smartphone. Sinds het najaar van 2015 heeft WhatsApp echter ook een officiële web-versie gelanceerd genaamd WhatsApp Web, waarmee je kan chatten vanaf de webbrowser van je computer of laptop. Alle gesprekken worden getoond op zowel WhatsApp Web als WhatsApp zelf, zodat je naadloos kan wisselen van het ene naar het andere apparaat. Voor zakelijk gebruik brengt WhatsApp Web meer snelheid in de communicatie, want je hoeft niet constant met je telefoon bezig te zijn en kun je deze weer gaan gebruiken waar een telefoon voor bedoeld is: bellen.

Hieronder zetten wij uiteen hoe WhatsApp past in de communicatiemix van de sales professional:

Klantcommunicatie
WhatsApp biedt drie opties om te chatten: via de individuele chat, groepschat en verzendlijsten. De individuele chat biedt de ideale manier om op een laagdrempelige, directe manier te communiceren met je klanten. Allereerst kan de klant voor al zijn of haar vragen bij jou direct en snel terecht, mits er duidelijke afspraken over bereikbaarheid zijn gemaakt zodat verwachtingen worden gemanaged.

Ten tweede biedt WhatsApp uitkomst als follow-up kanaal. Geen enkele klant vindt het prettig om gebeld te worden door een onbekend nummer. Een WhatsApp bericht is daarentegen persoonlijk en to-the-point en kan je reactiepercentage aanzienlijk doen verhogen. Door het persoonlijke aspect van WhatsApp wordt de communicatie ook informeler. Je kan blijven nabellen, maar een kort en bondig app’je over die ene belangrijke offerte zal eerder een reactie uitlokken.

Tenslotte zijn er zoals hierboven genoemd de WhatsApp verzendlijsten. Met een verzendlijst kan je een bericht versturen naar iedereen in de lijst zónder dat de ontvangers weten aan wie het bericht verstuurd is. Een ideale manier om bepaalde klantgroepen op de hoogte te houden over belangrijkste updates over jouw product of het bedrijf in zijn algemeenheid. Denk bijvoorbeeld aan tijdelijke acties of het versturen van een ‘lookbook’ van de nieuwe collectie, aangezien het vrij gemakkelijk is om via WhatsApp afbeeldingen en zelfs PDF bestanden te versturen.

Het maken van een verzendlijst gaat als volgt:

1. Ga naar het tabblad Chats.
2. Tik op de knop Verzendlijsten en maak een nieuwe lijst aan.
3. Selecteer de ontvangers en tik op

Interne communicatie
Veel bedrijven gebruiken WhatsApp al als intern communicatiekanaal, met name door het gebruik van de WhatsApp groepschats. Een groepschat voor algemene mededelingen biedt namelijk uitkomst voor korte updates zoals ziekmeldingen. Een groepschat kan ook effectief worden ingezet voor jouw salesteam, mits er afspraken worden gemaakt wat wel en niet besproken wordt binnen de chat. Zo kan er binnen het salesteam snelle updates worden gegeven over leads, het verkoopproces, onderhandelingen en follow-up strategieën, wat de salesmanager een extra overzicht geeft voor het monitoren van resultaten.

Ook aan de slag met het zakelijk inzetten van WhatsApp? Bekijk dan eerst dit artikel over de juridische knelpunten van de berichtendienst.


Onderhandelen over een hoger salaris

onderhandelen salaris

Hoe gelukkig je ook bent bij je huidige werkgever, uiteindelijk werken de meeste mensen onder ons voor één primair doel: het verdienen van geld. Vind jij jezelf onmisbaar binnen jouw organisatie en vind jij het hoog tijd voor een salarisverhoging? Dan heb je drie opties: je doet niks en wacht je functioneringsgesprek af, je gaat op zoek naar een andere baan óf je vraagt je huidige baas om een salarisverhoging. Dit blog helpt je bij de laatstgenoemde optie, zodat je vol vertrouwen de salarisonderhandeling in kunt gaan.

Kies het juiste moment
Het is vrij standaard en makkelijk om tijdens het (half) jaarlijkse functioneringsgesprek te onderhandelen over een hoger salaris. Het nadeel is alleen dat je baas tijdens deze periode van functioneringsgesprekken ook andere collega’s aan het evalueren is en het functioneren van je collega’s als benchmark gebruikt. Probeer niet te wachten op het aankomende functioneringsgesprek en ga juist het gesprek aan wanneer je een succes hebt behaald, nieuwe verantwoordelijkheden hebt gekregen of een groot probleem hebt opgelost. Wanneer je eenmaal je juiste moment hebt gekozen is het belangrijk om te checken of het gesprek wel uitkomt voor je baas. Begeeft het bedrijf zich in een stressvolle periode en is de agenda van je baas overvol? Dan is het beter om even af te wachten. Kies daarnaast nooit voor de maandag als dag en probeer de afspraak ’s ochtends in te plannen.

Maak prestaties meetbaar
Vind jij jezelf onmisbaar en vind je dat je een salarisverhoging verdient? Dan moet je dit kunnen bewijzen. Stel een lijst van minstens 5 prestaties op die hebben bijgedragen aan de bedrijfsresultaten. Denk bijvoorbeeld aan acties die het bedrijf geld hebben bespaard of hebben opgeleverd of aan momenten waar je leiderschap naar voren kwam. Werk dit document vervolgens digitaal uit, zodat je baas deze later kan herzien en kan overleggen met andere directieleden.

Hoeveel ben jij waard?
Voordat je met getallen op tafel komt is het belangrijk om onderzoek te doen naar wat je waard bent. Dit kan vrij gemakkelijk door op LinkedIn of vacature-websites als Indeed te zoeken naar soortgelijke banen en vervolgens een benchmark te maken van het salaris. Maak niet de vergissing door het salaris van collega’s bij het gesprek te betrekken. Ten eerste is dit onprofessioneel en bovendien weet je nooit 100% zeker of je informatie wel correct is. Ga uit van jezelf en je functioneren en gebruik dat als leidraad voor je salarisverhoging.

Basissalaris
Mocht er weinig speling zijn in het basissalaris, probeer dan om te onderhandelen over secundaire voorwaarden. Ben je bijvoorbeeld de laatste tijd nogal veel onderweg en heb je nog geen leaseauto? Maak dan een overzicht van het aantal kilometers dat je aflegt.  Andere secundaire arbeidsvoorwaarden waar je aan kunt denken zijn een bonusregeling, flexibelere werktijden, vergoeding voor eens studie of een dertiende maand.

Nee is ook een antwoord
Hoe overtuigd of hoe goed voorbereid je ook bent, je moet rekening houden dat je baas je een keiharde NEE kan verkopen. Uiteraard zal dit een teleurstelling zijn, maar boos worden gaat je zeker niet verder helpen. Vraag netjes om de reden en probeer te achterhalen hoe jij je functioneren kan verbeteren en wanneer deze weer getoetst wordt. Mocht je de redenatie van je baas ongefundeerd en oneerlijk vinden, dan moet je jezelf afvragen of het niet tijd is om op zoek te gaan naar een nieuwe uitdaging.


5 tips voor een gezonde werksfeer

gezonde werksfeerEen gelukkige werknemer is een productieve werknemer. Heerst er een ongezonde werksfeer, dan heeft dit een grote invloed op de prestaties van de werknemers en uiteindelijk het bedrijf. Personeel meldt zich eerder ziek, er ontstaan sneller conflicten en het personeelsverloop is groot aangezien werknemers niet voor hen plezier naar werk komen. Investeren in een gezonde werksfeer is daarom essentieel. Denk alleen al aan de extra besparingen voor het aannemen van nieuw personeel en de extra uren productiviteit omdat de gelukkige werknemer bereid is om een uurtje door te werken. Maar hoe creëer je als manager een gezonde werksfeer, waar werknemers productief, gelukkig en ook nog eens gemotiveerd tot het bot zijn? Probeer eens onderstaande 5 tips uit en ontdek wat jij al doet en nog kan doen aan een gezonde werksfeer.


Wees flexibel

De tijd van 9 tot 5 werken en 6 uur de piepers op tafel is passé. Met de moderne technologie zijn werknemers ook ’s avonds nog aan het werk, maar met een 9 tot 5 werkdag zorgt dit al snel voor conflicten in de privésfeer. Wees dan ook flexibel en geef werknemers de vrijheid om zelf hun werkdag in te delen. Experimenteer daarnaast eens met thuiswerken en meet of dit een positieve bijdrage aan de productiviteit.

Belonen en stimulansen
Het is belangrijk dat personeel zich gewaardeerd voelt en dan hebben wij het niet alleen over het schouderklopje voor een goede prestatie. Als blijk van waardering zijn er tal van andere oplossingen. Op financieel gebied kan dat een bonus zijn, een opleidingsbudget of korting op een bepaalde sportschool. Maar het kan ook simpeler, zoals een bedrijfsfeest, het instellen van de casual friday of sociale activiteiten buiten de deur.

Communicatie
De ruggengraat van elke relatie, zowel zakelijk als privé, is communicatie. Het is belangrijk om daarom te bepalen hoe je intern en extern communiceert. Ben je open en transparant naar alle werknemers of slechts een deel? Welke werknemers betrek je wel in de discussie en welke niet? Probeer bij personeel waar mogelijk te betrekken bij de besluitvorming. Vraag eens wat zij vinden van een nieuw project of de werksfeer in het algemeen. Op deze manier zal personeel zich een stuk meer gewaardeerd voelen en bovendien is het goed om eens de discussie vanuit een ander perspectief te bekijken.

Het kantoor
Vaak wordt dit aspect vaak over het hoofd gezien, maar de inrichting van de werkomgeving draagt in hoge mate mee aan de werksfeer. Je hoeft natuurlijk niet meteen à la Google met glijbanen, een sportschool, een kinderopvang etc. aan de slag te gaan, een schoon, geordend kantoor en wat planten hier en daar kunnen al op een laagdrempelige manier een groot effect hebben op de werksfeer. In alle drukte is het ook belangrijk dat werknemers zich kunnen terugtrekken, want tijdens de lunch komen gesprekken over werk alsnog snel aan bod. Zorg dan ook dat je op kantoor een plek inricht waar werknemers zich even kunnen terugtrekken. Sterker nog, betrek je werknemers en laat deze inrichten door je werknemers.

Vertrouwen
Uit een onderzoek van uitzendbureau Adecco blijkt dat 90% van de werknemers gelijkheid, eerlijkheid en vertrouwen het belangrijkste acht binnen een organisatie. Maar hoe creëer je dit vertrouwen? Allereerst door beloftes te maken en deze na te komen. Maak ten tweede afspraken en vermijd zinnen zoals “Ik ga het proberen..” of “Ik ga mijn best doen”. Zorg hierbij dat je de werknemer ook op de hoogte houdt, zodat hij of zij zich ook betrokken bij het proces voelt. Een andere optie om vertrouwen te tanken bij werknemers is om tijdens een vergadering het eerst even 5 minuten over andere zaken te hebben, zoals het hedendaagse nieuws of iemand zijn privéleven. Iemand is per slot van rekening soms bijna meer op werk dan thuis.


5 oorzaken van miscommunicatie op de werkvloer

Communicatie is één van de belangrijkste pilaren binnen een organisatie. Vooral als manager moet je de capaciteiten bezitten om effectief en efficiënt te communiceren naar je team. Doe je dit niet of onzorgvuldig, dan ontstaat er al snel miscommunicatie. Voordat je het weet escaleert deze miscommunicatie tot een conflict, een grimmige werksfeer of zelfs omzetverlies. Het meest vervelende is dat je miscommunicatie met en binnen je team vaak niet eens door hebt. Je kan natuurlijk niet elke e-mail tussen teamleden controleren, maar door communicatiefouten lijden de bedrijfsresultaten er wel onder. Bedrijfsresultaten waar jij uiteindelijk verantwoordelijk voor wordt gehouden. Om te voorkomen dat jij dit jaar door de directie op het matje wordt geroepen, hebben wij 5 oorzaken van miscommunicatie op een rij gezet.

 

1. Non-verbale communicatie

Miscommunicatie heb je vaak niet eens door. Met name bij non-verbale communicatie worden verkeerde veronderstellingen al snel gemaakt. Denk bijvoorbeeld aan het onschuldig checken van je e-mail op je smartphone tijdens een hedendaags gesprek met je collega. Als manager kan jij natuurlijk wel twee dingen tegelijkertijd, maar richting je collega kan je heel ongeïnteresseerd overkomen.

Werk je binnen een internationaal team? Dan kan non-verbale miscommunicatie soms vanuit onwetendheid ontstaan. Een goedbedoelde hand op iemand zijn schouder is bijvoorbeeld veel minder gebruikelijk in landen als Japan, Scandinavië en Groot-Brittannië. Voorkom deze onhandigheden, verdiep je in de non-verbale communicatie van een andere cultuur. Neem ook een keer tijd te om je eigen non-verbale communicatie te analyseren. Let daarbij op het gebruik van je lichaamstaal, oogcontact en het juiste gebruik van je stem.

2. Misinterpretaties

Dit is een veelvoorkomende vorm van miscommunicatie op de werkvloer. Het is namelijk heel makkelijk om er van uit te gaan dat een collega iets weet of hetzelfde denkt over een bepaalde kwestie. Dit kan grandioos fout gaan! De beste manier om deze vorm van miscommunicatie te voorkomen is om eigenlijk niet zomaar ergens van uit te gaan. Wees duidelijk in je communicatie. Liever een extra bevestiging dan een cruciale fout waar jij later verantwoordelijk voor wordt gehouden.

3. Verantwoordelijkheden

Een essentiële factor binnen het functioneren van je team is dat iedereen weet wat zijn of haar verantwoordelijkheden zijn en hier ook naar acteert. Zonder dit bewustzijn worden verantwoordelijkheden makkelijk verschoven naar andere collega’s, zodat zij later de vinger kunnen wijzen. Zorg daarom dat verantwoordelijkheden staan gedocumenteerd en benadruk dat iemand zijn functioneren niet alleen belangrijk is, maar zelfs cruciaal kan zijn voor het functioneren van het team.

4. Typefouten

Niet iedereen heeft natuurlijk een typecursus gehad, maar een typefout bij een e-mail kan soms heel vervelend uitpakken. Denk bijvoorbeeld aan een verkeerde tijds- of datumindicatie, een verkeerd geplakte link of een misspelling van iemand zijn naam. Niet alleen kan zo een fout onprofessioneel overkomen, je bezorgd jezelf ook nog eens extra werk om je fouten goed te maken. Neem daarom voor het verzenden van je e-mail 10 seconden de tijd om deze kort na te lopen.

5. Bedrijfsvisie

Als manager ben je eerder betrokken bij strategische keuzes, resultaten en de missie & visie van je bedrijf. Voor werknemers geldt dit een stuk minder. Natuurlijk kan niet alles worden gedeeld met het gehele bedrijf, maar dit hoeft niet te betekenen dat werknemers niet worden meegenomen in de (toekomst) plannen van het bedrijf. Communiceer welke rol zij gaan spelen in het meerjarenplan van het bedrijf en je zult merken dat werknemers zich gewaardeerd voelen, waardoor de kloof tussen management en werknemer inkrimpt.

Wil je meer weten over hoe miscommunicatie kan ontstaan? Kijk dan onderstaande video van TEDEd.

[embedyt] http://www.youtube.com/watch?v=gCfzeONu3Mo[/embedyt]


10 effectieve tools voor interne communicatie

interne communicatieMede door de komst van het Nieuwe Werken zijn bedrijven steeds meer op zoek naar manieren om slimmer, efficiënter en effectiever te werken. Neem bijvoorbeeld het thuiswerken, een ideale manier om zowel tijd als kosten te besparen. Maar hoe meer collega’s thuiswerken, des te minder je hen zult tegenkomen bij het koffiezetapparaat voor het dagelijkse praatje. Als manager moet je kunnen inspelen op deze veranderingen en durven te experimenteren met nieuwe vormen van onderlinge communicatie. Wij geven je alvast een voorzetje met 10 effectieve tools voor interne communicatie.

 

Interne chat

Een snel antwoord op een korte vraag. Normaal tik je even iemand aan of schreeuw je even naar de overkant van het bureau. Online is dit iets lastiger en daarom biedt een online chat hierbij uitkomst. Naast het direct chatten met collega’s, zijn er allerlei andere functies binnen een chattool. Denk bijvoorbeeld aan een groepschat met jouw afdeling op WhatsApp of nodig je klanten uit om deel te nemen aan een discussie middels de chattools Slack en HipChat.

De cloud

De cloud. Eigenlijk een veel te hippe naam voor iets wat eigenlijk minder ingewikkeld is dan het lijkt. Met de cloud kan je namelijk bestanden opslaan en deze vervolgens opvragen op een andere plek dan je eigen locatie. Erg handig wanneer je samen met collega’s online aan dezelfde bestanden wil werken. Bekende tools zijn Dropbox en Google Drive.

Videoconferencing

Vergaderingen zijn van essentieel belang binnen jouw bedrijf, waarbij het soms behoorlijk lastig kan zijn om alle koppen bij elkaar te steken. Met videoconferencing wordt deze drempel verlaagd, waarbij je middels audio- en telecommunicatie een videogesprek tussen verschillende locaties tot stand brengt. Natuurlijk kun je ook gewoon bellen, maar het ideale aan videoconferencing is dat je ook samen informatie zoals presentaties kan doorspreken, wat de productiviteit ten goede brengt. Bekende videoconferencing oplossingen zijn Skype en Google Hangouts.

Projectmanagement

Hoe groot of klein jouw bedrijf ook is, het is de overweging zeker waard om aan de slag te gaan met een projectmanagement tool. Ten eerste zullen projectplanningen een stuk overzichtelijker worden, omdat je precies weet welke stappen de belangrijkste zijn en welke stappen elkaar opvolgen. Ten tweede kan je diverse taken verdelen, zodat inzichtelijk wordt wie verantwoordelijk is voor wat. Ten derde bewaar je het overzicht, omdat je logischerwijze ook meteen weet wie waaraan werkt en of iemand hulp nodig heeft om zijn taak te voltooien. Tenslotte kan je direct meten hoeveel tijd iemand aan een taak spendeert, zodat de planning bij soortgelijke taken in een ander project makkelijker wordt. Er zijn tal van projectmanagement tools beschikbaar, allen natuurlijk afhankelijk van het budget. Wil je nog niet te veel investeren in een projectmanagement tool? Kijk dan eens naar de projectmanagement tools Trello, Asana of Teamleader.

De nieuwsbrief

Het klinkt ouderwets, maar is nog steeds effectief: de maandelijkse nieuwsbrief. Een ideaal medium om je werknemers te informeren over belangrijkste updates, doelstellingen of nieuws binnen jouw sector. En voor de kosten hoef je het meestal niet te laten, want bij software zoals Mailchimp kan je gratis aan de slag.

Wellicht smaakt jouw koffie thuis sowieso beter dan op het werk. Maar wanneer je niet op kantoor bent, hoe communiceer jij dan met je collega’s? Welke tools gebruik jij, en zijn deze effectief?


5 e-mail blunders die je wilt voorkomen

e-mail blunderDoor de komst van de smartphone en de tablet is onze manier van e-mailen veranderd. Voornamelijk op je smartphone is het tegenwoordig normaal dat je nog even snel reageert, maar door deze haast wordt het des te gevaarlijker dat e-mailen als een soort van WhatsApp gaat fungeren. Daarom gaan wij in deze blogpost even terug naar de basis en bespreken wij 5 aspecten die een e-mail zakelijk, professioneel en correct maken en uiteindelijk een eventuele e-mail blunder voorkomen.

 

1. De aanhef

Volgens een rapport van de Radicati Group verzendt en ontvangt de zakelijke gebruiker maar liefst 120 e-mails op een dag. Gezien deze berg aan e-mails is het dan ook heel verleidelijk om na de tweede reactie geen aanhef meer te gebruiken, met name wanneer je een e-mail beantwoordt via je smartphone. Maar doe dit niet! Niet alleen komt dit onprofessioneel over, je hebt ook nog eens kans dat je e-mail hierdoor in de spamfolder komt van je ontvanger. Erg gênant als je bijvoorbeeld een zakelijke afspraak bevestigt en je afspraak hier uiteindelijk helemaal niets van af weet.

2. Formuleren van een onderwerp

Je ontvanger moet in één oogwenk aan de onderwerpsregel kunnen zien waar de e-mail over gaat. Schrijf daarom een duidelijk onderwerp en vergroot zo de kans dat je ontvanger de e-mail daadwerkelijk ook opent. Je moet ten slotte ook opvallen tussen de 120 e-mails die in de inbox van je ontvanger verschijnen. Daarnaast is het voor interne communicatie gemakkelijker om een e-mail terug te vinden over een specifiek onderwerp.

3. De bijlage

Vast en zeker ben je minstens één keer in je carrière de bijlage van een e-mail vergeten, gevolgd met een nieuwe e-mail met excuses én de bijlage. Dit kan natuurlijk gebeuren, maar het komt wel onprofessioneel en slordig over. Maak het jezelf daarom makkelijk en voeg éérst de bijlage toe voordat je de e-mail gaat typen. Doe daarnaast ook voorgaand het verzenden nog een extra check of je wel de juiste bijlage hebt toegevoegd en vermijd zo dat er niet per abuis bedrijfsgevoelige informatie wordt verstuurd.

4. Jouw handtekening

Afbeeldingen, banners, social media iconen, logo’s, alle te gebruiken voor het design van je e-mail handtekening. Wellicht goed voor de marketing, maar ook funest wanneer afbeeldingen te groot of te zwaar zijn. Gebruik daarom deze content in mate, want bij meerdere reacties op een e-mail moet jouw ontvanger ook nog eens eindeloos scrollen om iets uit de oudere berichtgeving op te zoeken.

5. Oeps, al verstuurd

Bij het typen van een e-mail voeg je 9 van de 10 keer eerst de ontvanger toe. Tijdens het typen van het bericht kan het wel eens voorkomen dat je per ongeluk de e-mail al verstuurt, vooral als je verzenden als sneltoets hebt ingesteld (bijvoorbeeld control + enter). Gelukkig kan je al sinds een aantal jaar verzonden e-mails intrekken, zie hier de instructiepagina’s van Gmail en Outlook.


Extern winnen is intern beginnen!

ks_20161019_link
Afspraken, deadlines, protocollen, cultuur, gedragsnormen en teamwork. Dit zijn allemaal aspecten die vallen onder interne communicatie. De huidige helden binnen het bedrijfsleven scoren bijna allemaal zo goed mede vanwege het feit dat de interne organisatie staat als een huis. De komst van new media zorgt ervoor dat interne en externe communicatie steeds meer in elkaar overlopen, waardoor het belang van je interne communicatie steeds belangrijker wordt. Hoe ga jij daar mee om? Waar liggen je kansen en voor welke valkuilen moet je waken?

Hoe verbeter je jouw interne communicatie?

Interne communicatie is het beschikbaar maken, doorgeven en ontvangen van informatie door medewerkers van een organisatie. Het lijkt allemaal zo logisch en makkelijk, maar toch is het al sinds jaar en dag een van de grootste probleemgebieden bij bedrijven. Afdelingen werken niet samen, vinden het wiel opnieuw uit en verliezen daarmee efficiëntie. Bovendien zijn medewerkers vaak niet goed op de hoogte van de positionering van hun werkgever, waardoor ze zich naar buiten toe niet goed kunnen uiten. Goede interne communicatie is een voorwaarde voor goede externe communicatie, zeker in onze moderne economie. We geven je graag enkele praktische tips om te werken aan de interne communicatie in jouw organisatie.

Van onder naar boven en van links naar rechts
Een veelgemaakte fout is om de interne communicatie ‘op te leggen’ op een top-down manier die ook nog eens onpersoonlijk wordt gebracht. ‘De directie heeft besloten….’. Je kent het wel. Het is belangrijk op een persoonlijke manier te werken en je te realiseren dat iedereen binnen de organisatie een rol heeft in het verbeteren van de interne communicatie. Niemand in de schakel kan verzaken. Interne communicatie mogelijk is van top-down, naar bottum-up. Van personeel naar directie, horizontaal en diagonaal: communicatie is er in alle richtingen en tussen alle afdelingen. Wanneer dit niet gebeurt zorgt dat voor interne frustratie én miscommunicatie tussen de werknemers.

Kies je communicatiekanaal bewust
Hoe kleiner de organisatie, hoe eenvoudiger uiteraard de interne communicatie. Een probleem kan immers sneller opgelost worden wanneer het bedrijf uit 20 man bestaat, dan dat de organisatie uit 200 man bestaat. Vooral voor grotere organisatie (50+) zijn er steeds meer tools beschikbaar om je interne communicatie op een leuke manier vorm te geven. Denk bijvoorbeeld aan de groeiende populariteit van het intranet, maar ook tools zoals Yammer, welke nu vast onderdeel is geworden van Office365.. Een nieuwe speler kondigde vorige week ook haar komst binnen het speelveld interne communicatie aan: Facebook. Het lanceerde ‘Workplace’, een intern social netwerk.

Blijf weg van hippe managementtaal.
Welke dooddoeners worden er bij jou op de zaak gebruikt? ‘Betrokkenheid’ misschien? Of ‘dynamisch en flexibel’. Of wellicht de absolute topper ‘transparantie’? Voorkom in je interne communicatie het gebruik van holle begrippen die niemand iets zeggen. Maak je interne communicatie vooral concreet en duidelijk te begrijpen voor iedereen.

Maak een interne analyse
Wat is de huidige status van het interne beleid? Hoe denken medewerkers over je bedrijf en diens positie in de markt? Waar wil jij naartoe groeien en leeft dat gevoel ook bij je team? Waar worden medewerkers momenteel op afgerekend? Allemaal vragen die beantwoord dienen te worden in een korte bondige interne analyse. Om een goed intern communicatieplan te kunnen maken moet je eerst een nulmeting uitvoeren.

De kracht van eenvoud
Je interne communicatie moet vooral duidelijk een eenvoudig zijn. Het ontwikkelen van persona’s kan bijvoorbeeld enorm helpen om je medewerker een duidelijk idee te geven voor welke doelgroepen er gewerkt wordt. Binnen de ANWB wordt bijvoorbeeld gebruik gemaakt van een aantal persona’s die door het hele kantoor middels posters verspreid zijn. En ook lingeriemerk Hunkemöller maakt gebruik van een persona (de ‘shero’) om haar doelgroep intern bekend te maken.

Sla niet te ver door
Het is belangrijk om niet te ver door te slaan. Niet te veel complexiteit en vooral niet communiceren over elk ditje of datje. Dit wekt communicatievermoeidheid op binnen de organisatie. Verzamel een aantal kleinere zaken en communiceer die gelijktijdig.

Interne en externe communicatie lopen in elkaar over

Mede door de komst van nieuwe media blijft er niks meer geheim. Interne en externe communicatie lopen meer en meer in elkaar over. Succesvolle bedrijven maken daar op een proactieve manier gebruik van. Het geeft ze een menselijk en informeel karakter. Het Rotterdamse Coolblue is een schoolvoorbeeld van deze proactieve aanpak. Ze voeren een sterke internal branding strategie waarbij bijvoorbeeld de eigen medewerkers een rol krijgen in de externe commercials. Maar ook op social media, waar de kantoormedewerkers veelvuldig in beeld worden gebracht. Ze zijn ook trots op hun cultuur, en durven die en public te communiceren.

Je zou zelfs kunnen zeggen dat externe en interne communicatie deels gelijk zijn. Jouw medewerkers zouden namelijk zomaar ook je externe doelgroep kunnen zijn. Een goed voorbeeld is de eerder in 2016 gepromote HKMX sportkleding collectie van Hunkemöller. Om deze collectie intern ook tot leven te brengen, werd er een interne sportdag georganiseerd. Intern en extern lopen hiermee dus echt in elkaar over en versterken elkaar.


5 belangrijke sales trends voor 2016

Het einde van 2015 is alweer in zicht. Weer een jaar dat als een bliksemschicht voorbij is geschoten. Het was een memorabel jaar waarin de economie weer wat aantrok, hetgeen jij als sales professional waarschijnlijk aan den lijve hebt ondervonden. Met een nieuw jaar komen uiteraard ook weer nieuwe kansen en ontwikkelingen, maar waar liggen die kansen? En hoe kun jij er in de dagelijkse praktijk op inspelen? Een aantal ontwikkelingen dienen zich alweer aan en zullen het sales landschap in 2016 gaan beïnvloeden. We hebben er een aantal voor je op een rij gezet.

Telefonie en concurrentie

LinkedIn krijgt serieuze concurrentie

Linkedin is al jaren een zeer belangrijk online salesargument voor verkopers. De afgelopen tijd heeft LinkedIn meerdere keren updates gelanceerd die het voor bijvoorbeeld sales professionals en recruiters nog eenvoudiger maken netwerken te doorgronden en leads te herkennen. Dat zal ook in 2016 niet anders zijn, maar LinkedIn krijgt er wel een geduchte concurrent bij. Facebook lanceert haar eigen zakelijke social netwerk naar eigen zeggen binnen nu en enkele maanden. Facebook at Work, zoals het gaat heten, maakt het mogelijk om privé en zakelijk te onderscheiden en bijvoorbeeld discussies te voeren met collega’s zonder dat je vrienden dat zien. Gezien de vervagende grenzen op social media tussen privé en zakelijk kan dit weleens een belangrijke stap worden. Kijk maar eens naar je eigen Facebook. Heb jij een zakelijke relatie als vriend? Waarschijnlijk is het antwoord ja.

Telefoontjes winnen aan belang

De nieuwe jonge generatie verkopers is opgegroeid met e-mail, sms en Whatsapp. Ze pakken steeds minder vaak de telefoon, maar hun contactpersonen zijn vaak nog van een leeftijd die belang hechten aan telefonisch contact. Dit zorgt voor een probleem tussen generaties en zadelt de jonge verkoper op met een probleem. Door de enorme digitalisering, die uiteraard ook nooit meer teruggedraaid zal worden, neemt het belang van een simpel telefoontje toch weer toe. Zeker in geval van discussies of sales problematiek. Train jezelf als verkoper dus op het juist afhandelen van telefoontjes.

Concurrentie van consultants

We hebben het op ons blog al vaker benoemd. De sales professional van de toekomst is meer een adviseur dan een sales tijger. De huidige markt en nieuwe economie, waarin de klant zichzelf al zeer goed in kan lezen, vereisen een meer op advies gerichte aanpak binnen sales. We zien dan ook steeds vaker dat bedrijven hun consultants of strategen op pad sturen in plaats van de verkopers. Deze consultants, met veel inhoudelijke kennis, vormen een geduchte concurrent voor de verkoper.

Content strategie rules, ook voor B2B

Contentmarketing was een van de toverwoorden van elke marketeer in 2015. En die trend zal zich in 2016 verder gaan ontwikkelen. Ook voor B2B. Kortom, ook als sales professional en sales manager krijg je er mee te maken. Marketing en sales liggen steeds meer in elkaars verlengde en moeten dus meer gaan samenwerking. De manier waarop jouw organisatie zijn contentmarketing aanpakt, is van grote invloed op jouw leadgeneratie- en sales kansen. Steeds vaker zullen leads afkomstig zijn via Google, je blog, je social media profiel of een ander online kanaal. Als verkoper of sales manager doe je er dus goed aan om je actief met contentmarketing te bemoeien.

Social selling zorgt voor een GAP

Social selling, wat is dat precies? Wij verstaan er het onderhouden en opbouwen van een relatie via social media kanalen onder. Via kanalen als LinkedIn, Facebook, blogs en andere business communities kun je year round contact houden met je klanten en relaties. Je kunt ze voeden met relevante informatie en nieuwtjes over je organisatie. Een krachtig middel, in tijden dat de meeste verkopers een zodanig groot werkgebied hebben dat ze onmogelijk nog met grote regelmaat hun klanten kunnen bezoeken. Echter, deze ontwikkelingen zorgen ook voor een steeds groter wordende GAP tussen ‘jonge en oude generatie’ verkopers. Voor de jongeren is deze aanpak een abc’tje. Het is bijna aangeboren om social media te gebruiken. Voor een oudere generatie verkopers is dit echter niet zo eenvoudig. Ze moeten er zichzelf vaak echt toe zetten en kunnen dus wel een training gebruiken.