Smartphones op de werkvloer, toestaan of verbieden?

Smartphones werkvloer
We storen ons allemaal weleens aan het smartphone gebruik van een collega, toch? Daarnaast maken we er onszelf ook vaak schuldig aan om toch even op ons mobieltje te kijken tijdens een meeting. Een ruime meerderheid van de Nederlandse werknemers stoort zich flink aan collega’s die tijdens het werk zitten te appen of Facebooken. 31% Zegt zich er zelfs groen en geel aan te ergeren. De Australiërs hebben er zelfs een woord voor bedacht: phubbing, een samentrekking van phone en snubbing. De discussie of smartphonegebruik op de werkvloer moet worden uitgebannen steekt dan ook regelmatig weer de kop op. In een wereld waar privé en werk in hoge mate door elkaar lopen is de smartphone niet meer weg te denken uit ons leven, maar komt het de productiviteit ten goede, of juist niet?

Verbieden of toestaan?
Wettelijk gezien mogen werkgevers het gebruik van smartphones op de werkvloer verbieden, doordat zij het recht hebben te bepalen hoe het werk wordt uitgevoerd en met welke gereedschappen dat gebeurt. Een onderzoek door Wetten van de Werkvloer laat zien dat ongeveer 1/3e van de werkgevers het (privé) gebruik van mobieltjes tijdens werktijd niet toestaat, ondanks dat 90% van de werknemers minstens één keer per dag even op zijn of haar mobieltje kijkt tijdens werktijd. Bijna de helft doet dit zelfs elk uur. Kortom, er lijken voldoende argumenten om het gebruik maar helemaal te verbieden, toch?

De vraag die we onszelf moeten stellen is of het anno 2018 nog wel realistisch is om zo rigoureus om te gaan met een fenomeen dat voor een belangrijk deel ons privé leven maar ook zakelijke leven beïnvloedt. Op een arbeidsmarkt die voor werkgevers steeds krapper wordt is het ook de vraag of het je kansen op het vinden van toptalent zal helpen wanneer je een streng smartphone beleid hebt. Zeker voor jonge generaties zal dit een grote afknapper zijn.

De voordelen en nadelen
Het gebruik van smartphones heeft absoluut een aantal nadelen. Echter, daar staan ook belangrijke voordelen tegenover. Om een goed beeld te krijgen van de omvang van deze maatschappelijke discussie hebben we de voor- en nadelen op een rij gezet.

Nadelen

Concentratieproblemen:
Het veelvuldig gebruik van een smartphone zorgt zonder twijfel voor afleiding en dus concentratieproblemen. Zeker bij jongere generaties die al veel last hebben van afleiding in hun omgeving. Wanneer iemand hier gevoelig voor is, kan dat dus de kwaliteit van het werk en de efficiëntie verlagen.

Onderlinge irritaties:
Zoals eerder is aangekaart kan het gebruik van smartphones voor onderlinge irritaties zorgen, wat negatief uitpakt voor de werkcultuur binnen je organisatie. Het lijkt misschien wat overdreven, maar kleine irritaties binnen het team kunnen de sfeer oprecht verzieken. Zeker als er vanuit het management ook geen duidelijke afspraken worden gecommuniceerd rondom het gebruik van mobieltjes.

Veiligheidsrisico:
In een wereld waar hacken steeds nadrukkelijker aanwezig is, en de privacywetgeving enorm wordt aangescherpt, zijn mobieltjes een groot gevaar voor de veiligheid. Veel medewerkers hebben hun bedrijfsmail ook op hun privé mobiel staan, zonder deze altijd te beschermen met een wachtwoord (want het is zo’n gedoe om te unlocken elke keer). Als je dan bedenkt welke gevolgen dat kan hebben, is het veiligheidsrisico wel duidelijk, toch?

Voordelen

Verhoging productiviteit:
Het grootste en belangrijkste voordeel van smartphonegebruik is dat het de productiviteit op de werkvloer verhoogt. Je had het wellicht niet verwacht, maar uit onderzoek van Samsung en Frost & Sullivan blijkt dat het gebruik van smartphones medewerkers een tijdwinst van zo’n 58 minuten per dag geeft. Meerdere redenen zijn daarvoor aan te wijzen, maar vooral het gebruik van apps die je helpen bij jouw werkzaamheden, zijn van invloed. Denk bijvoorbeeld aan de opkomst van apps als Slack of WhatsApp, waarmee je onderling snel en effectief kunt communiceren over projecten of snel wat zaken kunt afstemmen als je op een andere werklocatie zit.

IT kosten:
Hoewel het gebruik van smartphones een risico is voor de veiligheid van je data, vormt het gelijktijdig ook een kostenbesparing. Het technische niveau van de moderne smartphone is dusdanig hoog dat je bedrijf niet altijd meer dure IT technologieën hoeft in te kopen.

Een beleid voor gebruik en veiligheid
Zoals zo vaak is de situatie dus niet zwart of wit. Het simpelweg verbieden van smartphones op de werkvloer is geen optie aangezien het de ontwikkeling van je bedrijf tegenhoudt. Het zomaar volledig toestaan kan echter ook voor problemen zorgen. De sleutel zit bij het management. Als werkgever ben je direct verantwoordelijk voor de positieve of juist negatieve effecten. Zorg daarom voor een duidelijk beleid die het voor iedereen binnen de organisatie helder maakt wat de houding ten opzichte van smartphones is. Op die manier voorkom je discussies, irritaties en veiligheidsproblemen.

Uit onderzoek van Citrix en METISfiles blijkt dat slechts een krappe 40% van de bedrijven een beleid heeft over het gebruik van smartphones op de werkvloer. Hoe zit dat bij jouw bedrijf?


Kantoorbaantjes saai? Hoezo?!

Je kent ze wel, die vrienden of familieleden die beweren dat een kantoorbaan niks voor ze is omdat het saai is. Onzin natuurlijk! Elk bedrijf kent zijn eigen cultuur. Formeel, of juist informeel, de cultuur van elk bedrijf is op bepaalde details uniek. Jaloers op de bedrijfscultuur van je buren? Niet nodig, die past wellicht helemaal niet bij jouw organisatie! Het gras is bovendien altijd groener bij de buren. De ervaring zegt ons dat de cultuur in een MKB bedrijf vaak vrij informeel is, met een lage hiërarchie. Daar tegenover staat de cultuur van bijvoorbeeld een grote consultancyfirma. Als manager is het krijgen van een sterke bedrijfscultuur misschien wel je belangrijkste taak. Wat kan je nou doen om deze cultuur zo goed mogelijk te houden?
Een goede cultuur lijdt tot succes!

Stel kernwaarden op

Stabiele kernwaarden binnen je bedrijf zorgen voor evenwicht tussen houding, regels en gedrag. Investeer in betrokkenheid. Zorg voor overlap tussen persoonlijke- en organisatiewaarden in de vorm van shared values. Voorkom wel dat je als manager zelf de kernwaarden van de organisatie gaat bepalen. Doe dit in overleg met je team. Die weten als geen ander wat de cultuur is, hoe ze de cultuur zouden willen zien en welke regels daar bij moeten horen.

Zorg dat je werknemers met elkaar in contact komen

Zorg dat de communicatiedrempel laag is. Dit zorgt voor een goede werksfeer en het is ook nog eens efficiënt. Dat klinkt eenvoudig, maar blijkt vaak erg moeilijk. Zelfs bij een MKB organisatie zijn verschillende afdelingen vaak erg los van elkaar aan het werk, waardoor de zogenaamde ‘kliekjes’ ontstaan. Wanneer de bureaus bijvoorbeeld als kleine eilandjes met meerdere mensen ingericht zijn, is de communicatiedrempel lager en kan men ook nog eens efficiënt overleggen zonder al te veel moeite hiervoor te hoeven doen. Gebruik waar mogelijk open ruimtes, zonder ondoorzichtige deuren of muren. Als mensen elkaar kunnen zien, dan zorgt dat voor veel minder communicatiedrempels en een betere onderlinge cultuur.

Bewegen op de werkvloer

Blijf bewegen

Een kantoorbaan hoeft niet saai te zijn, in tegendeel! Echter, het grote nadeel is wel dat je erg veel zit en dus weinig beweegt. Bewegen maakt je hoofd even leeg, zodat je hierna weer dubbel zo efficiënt te werk kunt gaan. Bewegen is goed voor de gezondheid en een goede gezondheid levert meer productiviteit op. Met elkaar bewegen schept banden en vertrouwen. Dat kan zo simpel zijn als een wandeling tijdens de lunch, maar ook door bijvoorbeeld een tafeltennistafel en tafelvoetbal op kantoor te plaatsen. Ontspannend en bovendien een enorme boost voor de communicatie en het plezier. Meer en meer bedrijven ondernemen ook samen sportactiviteiten zoals de sportschool of hardlopen.

Rouleren is belangrijk

Rouleren zorgt voor afwisseling. Dit betekent niet dat je elke week een stoelendans op de werkvloer hoeft door te voeren waardoor iedereen wekelijks een andere functie op zich neemt. Probeer wederom de drempels wat lager te houden. Zorg dat de verschillende afdelingen in je bedrijf toegankelijk zijn, zorg er vooral voor dat de medewerkers zo nu en dan uit hun comfort zone stappen om andere werkzaamheden te proberen. Wie weet herken je ook nog eens verborgen talenten in je team. Een frisse blik van iemand anders lijdt vaak tot nieuwe creatieve ideeën.

Een open kantoor

Blijf werken aan de cultuur

Het continu verbeteren van de cultuur is belangrijk. Een bedrijfscultuur is nooit af. Net als in het dagelijks leven komen er in elk team conflicten voor en liggen bepaalde mensen elkaar beter dan anderen. Succesvolle bedrijven zijn herkenbaar aan de kracht van de cultuur. Mensen die elkaar niet liggen gaan binnen dergelijke bedrijven respectvol met elkaar om. Fouten maken kan en mag, maar zorg dat je er wel van leert. Als manager bepaal jij niet wat de cultuur van je organisatie is, maar je kunt er wel voor zorgen dat de ingrediënten voor een sterke cultuur aanwezig zijn.