Zorg jij voor geïnspireerde of afgebrande medewerkers?

Motivatie zou voor elke manager bovenaan de agenda moeten staan. Het bepaalt in hoge mate het succes van je team. Vaak wordt stress genoemd als voornaamste veroorzaker van problemen, maar hoge werkdruk hoeft helemaal niet tot afgebrande medewerkers of een hoog verzuim te leiden. Als manager heb je aan inspiratie en motivatie een onderschat wapen in de strijd tegen werkstress. Weet jij de ‘flow’ te bereiken, of raakt jouw team afgebrand?

KS_20170124_motivatie_linkpost

Weet jij de flow te bereiken?

We kennen het woord allemaal wel. ‘Hij zit in een flow’ wordt vaak gebruikt om iemand te beschrijven die helemaal in zijn of haar element is. Iemand die vol passie, interesse en uiterst succesvol aan het werk is. Het is vergelijkbaar met de topvorm waarin een sporter kan verkeren.

Volgens de Hongaarse professor Mihaly Csikszentmihalyi, die zich al tientallen jaren verdiept in motivatie, werkbeleving en de topprestaties van individuen, kun je ook op je werk in een ‘flow’ geraken. Medewerkers in een flow trekken succes aan. Ze zijn leuk, positief en energiek om mee om te gaan. Andere mensen zijn graag in de buurt van dergelijke personen. Arnold Bakker, professor aan de Universiteit van Utrecht, geeft aan dat slechts zo’n 12% van de mensen voldoet aan dit profiel. Je kunt dus begrijpen dat dergelijke mensen van grote invloed zijn binnen je bedrijf.

Csikszentmihalyi ontwikkelde een model waarin duidelijk wordt wat de ideale combinatie van factoren is om in een ‘flow’ te komen, en wat de gevaren zijn als individuen buiten de flow komen te vallen.

blogvisual_wk4_grafiek

 

Het gaat allemaal over de juiste uitdagingen en vaardigheden. Als manager ben je daarin cruciaal. Jij bepaalt de uitdagingen die een medewerker moet zien op te lossen. Daarnaast dien je in staat te zijn om diens vaardigheden goed in te schatten. Iemand veel verantwoordelijkheden en uitdagingen geven terwijl hij of zij daar niet klaar voor zijn zorgt namelijk voor angst en stress. Aan de andere kant is het ook niet verstandig om iemand met veel vaardigheden weinig uitdagingen te bieden. Dit zorgt voor verveling en apathie, een heel ander soort werkstress. Het kan dus best zijn dat het slim is om teamleden te laten gaan die niet echt meer verder kunnen groeien binnen het bedrijf (om welke reden dan ook) en waar het gevaar van verveling of apathie dus erg groot is.

Wanneer een medewerker in de flow zit, en dus een juiste combinatie van vaardigheden en uitdagingen bezit, dan kan een beetje spanning of routine absoluut geen kwaad. In de flow presteren je teamleden optimaal. Het is dan ook helemaal niet erg als je team tijdelijk flink moet overwerken of echt het maximale uit haar capaciteiten moet halen. Of als het juist een tijd wat rustiger is met veel routineklusjes. Het hoort er allemaal bij en is prima behapbaar voor teamleden die goed in hun vel zitten. Echter, beide uitersten moeten niet te lang duren. Binnen een team dat steeds op haar tenen loopt groeit spanning uit naar het verlies van controle en dus echte stress. Andersom raakt een team met veel langdurig routinewerk haar interesse en dus scherpte kwijt.

Hoe kom je in de flow?

Afgebrand personeel, dat moet je niet hebben. Dit zorgt voor mindere prestaties en verzuim. Kortom, elke manager wil natuurlijk dat zijn of haar team zoveel mogelijk in een flow terecht komt. Als manager heb je daar zeer zeker invloed op. Bijvoorbeeld door onderstaande tips in de praktijk te brengen.

Vertrouwen en uitdaging

Een heldere functie omschrijving is belangrijk. En uiteraard hoort daar voldoende uitdaging in te zitten. Probeer een echt grondige inschatting te maken van de capaciteiten van een nieuwe medewerker, alvorens hem of haar taken toe te wijzen. Als je dat dan doet, leg dan ook weer niet TE veel vast. Uit de perfecte functieomschrijving worden de taken duidelijk, maar ook de uitdagingen en mogelijkheden. Geef ruimte voor ontwikkeling en geef vertrouwen.

Waardering en complimentjes

Medewerkers, en dan met name jonge medewerkers, zijn vaak onzeker over hun werkzaamheden en kwaliteiten. Vooral als je ze flink veel verantwoordelijkheden en uitdagingen gegeven hebt. Laat dan ook duidelijk blijken dat je dit waardeert. Dat hoeft niet altijd ‘officieel’ en uitgebreid. Een simpele ‘goed bezig’ of ‘thanks’ kan al een wereld van verschil maken. En, zet de betreffende medewerkers ook eens in het zonnetje tegenover het gehele team. Waardering en complimenten zijn een van de krachtigste middelen van een manager om mensen in de flow te brengen en toch wordt deze techniek weinig (of niet oprecht) toegepast. Na een complimentje kun je jouw medewerkers bijna letterlijk zien groeien.

Voor wat hoort wat

Iedereen loopt weleens op zijn of haar tenen. Iedereen heeft weleens stress. Iemand die maanden lang net iets te hard werkt, ook al zit die persoon in de flow, zal dat gaan merken. Dat is heel normaal en hoeft geen taboe te zijn. Als manager kun je dit herkennen en vooral ook erkennen. Werkt iemand in je team al een paar weken structureel over? Geef hem of haar dan eens een dagje vrij ‘van de zaak’, of laat de betreffende persoon bewust even buiten een project of meeting. Neem je medewerkers in beschermen, zodat de flow niet overslaat in stress of juist verveling.

Rustaaaaagh!

Iedereen heeft dus zo nu en dan rust nodig, zelfs je meest gemotiveerde medewerkers. Sterker nog, medewerkers in de flow moeten weleens in bescherming genomen worden tegen zichzelf omdat ze anders wellicht niet door hebben dat ze zichzelf over de kop gaan werken. Iedereen heeft zo zijn of haar eigen manier om tot rust te komen. Voor de een is dat het bijwonen van een voetbalwedstrijd, voor de ander het afzien in de sportschool. Aan jou als manager de taak te herkennen wanneer je medewerkers een rustmoment nodig heeft, en wat dat rustmoment moet zijn.

Hoe zorg jij dat je team in de flow komt? Gebruik je daar de in dit blog omschreven methodieken voor, of heb je nog andere tips? Laat het ons weten!


Stress op de werkvloer; wat doe jij eraan?

Stress is in onze moderne snelle maatschappij een groot probleem. Om dit probleem op de kaart te zetten heeft de Nederlandse overheid deze week (14-18 november) uitgeroepen tot ‘week van de werkstress’. Bijna 1 miljoen, 1 op de 7 werknemers in Nederland, heeft last van serieuze burn-out klachten en loopt dus gevaar. Bijna 1/3e van het langdurig ziekteverzuim is te wijten aan psychische (stress) klachten. Ongekende getallen, waar we echt iets mee moeten doen. Managers hebben de oplossing voor een deel in handen. Uit onderzoek blijkt dat vooral medewerkers met weinig steun van hun leidinggevende stressverschijnselen vertonen. Kortom, jij als manager speelt een belangrijke rol!  

ks_20161116_link
Wat is werkstress precies en hoe herken je het?

Stress betekent van origine spanning of druk. De spanning die op een product wordt uitgeoefend. Dit wordt schadelijk op het moment dat het product de druk niet meer aan kan. Producenten van bijvoorbeeld de IKEA, maar ook automerken, onderwerpen hun producten stelselmatig aan een ‘stresstest’ om te bepalen of ze voldoende druk kunnen dragen. Vroeg of laat zullen producten het begeven, dat is onvermijdelijk. Hetzelfde geldt natuurlijk voor mensen. Een beetje spanning is goed. Sterker nog, de meeste mensen hebben een bepaalde mate van spanning nodig om optimaal te presteren. Niet voor niks falen topvoetballers juist vaak tegen op papier simpele tegenstanders. Als de druk er op zit kan men excelleren. Echter, wordt de druk te groot, dan beginnen er haarscheurtjes te ontstaan. Denk bijvoorbeeld aan het missen van een penalty tijdens een belangrijke wedstrijd.

De term stress gebruiken we als er ongezonde druk is. Te veel spanning. Precies het moment dat gezonde spanning omslaat in overbelasting. Als manager is het herkennen en bewaken van deze balans een van je belangrijkste taken. Alleen al in Nederland kost stress naar schatting zo’n 800 miljoen euro per jaar. Maar hoe herken je stressverschijnselen in jouw team? Het vervelende is dat stress bij een of meer van je medewerkers zich niet altijd direct laat zien door het maken van fouten of slordigheden. Echter, stress heeft duidelijke verschijnselen:

Cynisme: medewerkers die een hoge mate van stress hebben gaan vaak cynisch reageren op situaties. Het wantrouwen van anderen, genomen initiatieven, en het laconiek reageren op situaties kunnen duidelijke voortekenen zijn dat een medewerkers het lastig heeft.

Irritaties: de belangrijkste graadmeter is zonder twijfel irritatie. Medewerkers die zich steeds sneller storen aan andere mensen en situaties en die een steeds korter lontje krijgen zitten vaak niet goed in hun vel. Kijk maar eens naar jezelf in het verkeer. Reageer jij anders op die vervelende linksrijders als je op tijd bij een afspraak moet zijn?

Korte ziekmeldingen: een medewerker kan natuurlijk altijd ziek zijn. Een griepje of verkoudheid kan al snel enkele dagen in beslag nemen. Alarmerend is het echter als een medewerker relatief vaak ziek is. En dan niet per se een lange tijd, maar gewoon 1 of 2 dagen. Iemand die relatief vaak 1 (of een paar dagen) afwezig is, zou zomaar eens een hoge mate van werkstress kunnen ervaren. Weinig managers doen het, maar probeer echt de reden van een ziekmelding te achterhalen.

Wat kun jij eraan doen?

Nu je een aantal manieren weet om stress te herkennen binnen je organisatie, is het natuurlijk ook interessant om te kijken naar mogelijke oplossingen. Voorkomen is beter dan behandelen uiteraard.

Duidelijke (behapbare) doelen: stress wordt vaak veroorzaakt door onduidelijkheden in het takenpakket of door onhaalbare doelstellingen. Zorg voor duidelijkheid voor het hele team en bespreek de haalbaarheid van je plannen vooraf.

Overwerk beperken: in sommige branches is overwerk meer norm dan uitzondering. Wanneer jouw team standaard moet overwerken, dan heb je simpelweg te weinig capaciteit of lopen de processen niet lekker.

Regelmatige gesprekjes: officiële functioneringsgesprekken hoef je natuurlijk niet vaak te hebben. Echter, het periodiek even kort en informeel met je medewerkers praten is een geweldige manier om pijnpunten te achterhalen.

Successen vieren: last but not least, besteed meer aandacht aan successen dan aan problemen. Vier successen met je hele team.