Wo Menschen arbeiten, gibt es immer Konflikte. Ob groß oder klein, in jedem Unternehmen und bei jedem Projekt stoßen Sie auf Problemsituationen. Der Projektleiter bzw. Manager hat die undankbare Aufgabe, solche Krisensituationen zu bewältigen und sie, wo möglich, in neue Energie für das gesamte Team umzuwandeln. Genau wie in Kundendienstsituationen ist auch ein Konflikt eine große Chance, eine positive Wendung herbeizuführen. Wie? Darüber diskutieren wir in diesem Blog.

Wie entsteht eine Krise?

Ihr Projekt hat ernsthafte Probleme. Sie überschreiten Ihr Budget, liegen im Zeitplan und/oder die Teammitglieder streiten sich untereinander. Wir alle kennen solche Situationen. Die Moral ist niedrig und die Einsätze sinken. Am Anfang einer Lösung steht oft eine sorgfältige Analyse, wie es zur Krise kam. Versuchen Sie daher, die folgenden möglichen Gründe anhand der Situation zu prüfen, bevor Sie Maßnahmen ergreifen. 9 von 10 Krisensituationen werden durch einen oder mehrere der folgenden Punkte verursacht:

Unzureichende Unterstützung durch den/die Projektsponsor(en): Es gibt zu wenig Engagement seitens der Auftraggeber oder des Managements, so dass kein Leistungsbedarf besteht.

Unklare Erwartungen: Niemand weiß genau, was erwartet wird und welchen Umfang das Projekt hat.

Unerfahrene Teammitglieder: Insbesondere in Regierungsorganisationen werden Projektmitglieder häufig Projekten zugewiesen, mit denen sie relativ wenig Erfahrung haben. Keine große Sache, aber ein möglicher hemmender Faktor.

Schlechte oder realisierbare Planung: Insbesondere wenn der Wunsch von oben kommt, kann es sein, dass zu viel Druck auf die Planung ausgeübt wird oder die ursprüngliche Planung überhaupt nicht realisierbar ist.

Mangelnde Struktur: Projektmanagement ist ein Beruf für sich. Ist ein klarer Projektmanagementprozess formuliert?

Kulturelle Probleme: Kommen Teammitglieder aus verschiedenen Abteilungen, Einheiten oder sogar aus verschiedenen (fusionierten) Unternehmen? Dann kann es sein, dass Unternehmenskulturen Probleme bereiten.

Unklare Rollenverteilung: In vielen Projekten ist nicht ganz klar, welche Rolle jeder Einzelne spielt und was von den verschiedenen Teammitgliedern erwartet wird.

Mangelhafte Kommunikation: Die häufigste Ursache für Krisensituationen ist natürlich die Kommunikation. Oder besser gesagt, das Fehlen davon.

Wie gehen Sie mit der Krise um?

Sobald Sie die Ursache des Konflikts erkannt haben und wissen, wohin er führt, können Sie Maßnahmen ergreifen, um diese Bedrohung in eine Chance zu verwandeln.

Erkenne die Zeichen

Greifen Sie nicht ein, bis die Krise vollständig ausgereift ist und die Atmosphäre auf Null gesunken ist. Meist sind Anzeichen bereits erkennbar. Kleinere Beschwerden oder vorsichtiges Gejammer über bestimmte Teammitglieder zum Beispiel. Oder die Tatsache, dass Zwischenlieferungen erst just in time fertig werden. Behandeln Sie kleinere Irritationen sofort und warten Sie nicht, bis sich die Frustration aufbaut und der Vulkan ausbricht.

Erkennen Sie die Krise, übernehmen Sie die Verantwortung

Anerkennung ist der erste Schritt der Genesung. Wenn ein Projekt in der Krise steckt, wird es von den Teammitgliedern oft abgelehnt. Als Führungskraft ist es Ihre Aufgabe, die Verantwortung zu übernehmen, das wird von Ihnen erwartet. Erkennen Sie die Krise, machen Sie dies dem gesamten Team klar und legen Sie die Leitlinien fest. Ihr Projektteam war nicht in der Lage, das Projekt selbstständig abzuschließen, unabhängig davon, ob es sich dessen bewusst war oder nicht. Es ist Ihre Aufgabe, einzugreifen und die Verantwortung zu übernehmen.

Untersuchen Sie die Angelegenheit, bevor Sie urteilen

Vorbereitung ist entscheidend. Vor allem, wenn Sie zum Krisenmanager ernannt werden, um ein Projekt in Schwierigkeiten zu leiten. Lesen Sie alle (E-Mail-)Gespräche und zugestellten Dokumente, bevor Sie persönlich mit den Teammitgliedern sprechen. Indem Sie den Kommunikationswegen folgen, sind Sie in der Lage, eine objektive Analyse für sich selbst vorzunehmen, bevor diese von persönlichen Emotionen und Argumenten beeinflusst werden kann.

Führen Sie ein persönliches Gespräch mit den Teammitgliedern

Die Stakeholder zusammenbringen und alles offen besprechen. Das klingt oft nach der pragmatischsten Lösung. Und doch ist das nicht immer der Fall. Aufgrund von Verletzlichkeit, Unsicherheit, Angst oder anderen Emotionen können Teamgespräche im Krisenfall eher negativ als positiv ausfallen. Wenn die Spannungen hoch sind, können Sie darüber nachdenken, zuerst mit allen Teammitgliedern einzeln zu sprechen und sich dann mit dem gesamten Team zu treffen.

Stehen Sie hinter Ihrem Team

Egal was passiert, bleiben Sie Ihrem Team treu. Auch wenn Sie vom höheren Management oder sogar vom Management beauftragt werden, ein Projekt zu retten. Als Projektleiter ist es Ihre Aufgabe, das Beste aus den Teammitgliedern herauszuholen. Das wird nicht funktionieren, wenn Sie sie hinter ihrem Rücken verunglimpfen oder sich über die Motivation in Ihrem Team beschweren. Ganz gleich, wie sehr Sie sich ärgern: Bleiben Sie positiv und verteidigen Sie stets die Interessen Ihrer Teammitglieder.

Vielleicht sind Sie bereits ein erfahrener Krisenmanager oder ein Projektmanager mit Ambitionen, Projektleiter zu werden. Der Umgang mit komplexen Situationen erfordert eine gehörige Portion Erfahrung, kann aber durchaus trainiert und gecoacht werden. Bei Kenneth Smit wählen wir nicht den einfachsten Weg. Manchmal sind unsere Trainings- und Coachingprogramme konfrontativ. Es ist hart, aber es bringt dich ans Ziel!