Wir alle wissen, dass Freude an der Arbeit einem viel Energie verleiht. Eine hohe Arbeitsbelastung an sich muss nicht unbedingt etwas Schlechtes sein und kann sich sogar ein bisschen gut anfühlen. Solange Sie das Gefühl haben, „die Kontrolle“ zu haben, können Sie mit der Welt klarkommen. Allerdings führt Arbeitsdruck für die Mitarbeiter oft zu Arbeitsstress, und wenn das passiert, beginnen Probleme. In fast 70 % der Fälle stehen psychische Fehlzeiten im Zusammenhang mit Stress am Arbeitsplatz, was häufig zu längeren Fehlzeiten führt. Wie können Sie sich als Führungskraft vor Situationen schützen, in denen gesunder Arbeitsdruck in Stress umschlägt?

Wenn aus Druck Stress wird

Stress passiert nicht einfach so. Oftmals liegt eine Kombination mehrerer Faktoren vor. Ein Auslöser können beispielsweise private Umstände sein. In einem solchen Moment kann die positiv empfundene Arbeitsbelastung in Stress umschlagen. Oder wenn die Arbeitsbelastung so hoch wird, dass der Mitarbeiter die Kontrolle über seine Arbeit verliert. Die Balance zwischen Beruf und Privatleben ist gestört, was zu Stress und Fehlzeiten führen kann. Es ist wichtig, beide Seiten der Bilanz jederzeit im Auge zu behalten. Ein Mitarbeiter mit einer gesunden Bilanz kann entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens oder Ihrer Abteilung sein, ein Mitarbeiter mit Stress kann Sie jedoch in ernsthafte Schwierigkeiten bringen. Insbesondere kleine Unternehmen können Fehlzeiten kaum auffangen bzw. finanzieren.

Weniger Aufgaben sind nicht die Lösung

Wenn ein Mitarbeiter angibt, dass er unter Stress steht, oder wenn Sie als Führungskraft dies selbst bemerken, ist es eine Ihrer ersten und logischsten Reaktionen, die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des betreffenden Mitarbeiters einzuschränken. Studien haben jedoch gezeigt, dass eine Reduzierung der Arbeit nicht die Lösung für stressbedingte Beschwerden ist. Oft geht es dem Mitarbeiter sogar schlechter, weil er oder sie das Gefühl hat, dass Ihr Eingreifen als Führungskraft eine Beurteilung seiner Qualitäten und Fähigkeiten darstellt. Menschen schöpfen Energie daraus, herausfordernde Situationen unter Kontrolle zu bringen, sofern sie beherrschbar und beherrschbar sind. Es gibt einen großen Unterschied zwischen viel Arbeit und ZU viel Arbeit. Nehmen Sie Ihrem Mitarbeiter also nicht die Energie, indem Sie ihm weniger Aufgaben und Verantwortung übertragen, sondern sorgen Sie vor allem für Komplimente, Unterstützung durch Kollegen und mehr Entscheidungsbefugnis über die eigene Arbeit. Dies könnte beispielsweise auch bedeuten, dass Sie mehr Freiheiten bei der Arbeitszeit einräumen.

Was können Sie dann tun?

Aufgaben zu entfernen und Verantwortlichkeiten einzuschränken ist daher nicht der richtige Weg, um der Arbeitsbelastung und dem Arbeitsstress Ihrer Mitarbeiter entgegenzuwirken. Aber was können Sie tun?

Lernen Sie, den Wendepunkt zu erkennen

Als Führungskraft ist man in vielen Fällen auf seine Sinne und sein Bauchgefühl angewiesen. Es ist von entscheidender Bedeutung, Situationen bei Mitarbeitern zu erkennen, die sich am Wendepunkt zwischen Arbeitsdruck und Arbeitsstress befinden. Aber Sie müssen es nicht alleine machen, Sie können sich auch als Führungskraft ausbilden lassen, um die richtigen Antennen zu entwickeln. Wenn Mitarbeiter strukturell das Gefühl haben, Überstunden leisten zu müssen, um ihre Aufgaben zu erfüllen, sollten die Alarmglocken schrillen. Oder wenn man merkt, dass Müdigkeit eine Rolle spielt und der Mitarbeiter Fehler macht, die vorher nicht möglich waren. Auch sich verschiebende Fristen und eine zunehmende „Ja, aber“-Mentalität sind oft ein Zeichen für die Zukunft.

Sprechen Sie persönlich mit Ihren Mitarbeitern

Stress ist in Unternehmen und Unternehmenskulturen oft ein großes Tabu. Besonders in Unternehmen mit einer starken kommerziellen Kultur. Durchbrechen Sie als Führungskraft dies und machen Sie es zum Thema, ohne Ihren Mitarbeiter in Verlegenheit zu bringen. Anstatt ein paar Mal im Jahr eine Leistungsbeurteilung durchzuführen, kann es sehr gut funktionieren, mit Ihren Mitarbeitern kurz (10-15 Minuten) im Rahmen eines 1-zu-1-Gesprächs zu sprechen, zum Beispiel alle zwei Wochen oder einmal im Monat. Wenn Sie dies informell und nicht zu offiziell tun, kann dies der perfekte Zeitpunkt sein, den Status der Arbeitsbelastung zu überprüfen.

Machen Sie Zeitmanagement zu einem zentralen Thema

In vielen Fällen ist es nicht einmal die tatsächliche Arbeitsbelastung, die Probleme verursacht, sondern die Wahrnehmung der Arbeitsbelastung. Kontrollverlust ist ein viel größerer Stressfaktor als die eigentliche To-Do-Liste. Vor allem junge Generationen haben Schwierigkeiten mit dem Zeitmanagement und der Festlegung von Prioritäten. Es mangelt ihnen noch an Erfahrung in diesem Bereich. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, sich im Bereich Zeitmanagement weiterzuentwickeln, indem Sie beispielsweise einen Kurs oder eine Schulung in diesem Bereich anbieten.

Schränken Sie die Meeting-Kultur ein

Fragen Sie jeden Mitarbeiter, was ihm oder ihr Stress bereitet. Die Chancen stehen gut, dass „zu viele Treffen und Zusammenkünfte“ ganz oben auf der Liste stehen. Gerade in großen Organisationen verbringen Mitarbeiter oft mehr Zeit im Besprechungsraum als hinter ihrem Computer oder Arbeitsplatz. Dies führt zu großem Arbeitsdruck und möglicherweise Stress, da bei vielen Besprechungen Aufgaben liegen bleiben und sich E-Mails häufen. Begrenzen Sie die Anzahl der Besprechungen in Ihrer Abteilung. Lassen Sie sich beispielsweise von Methoden wie Agile/Scrum inspirieren, bei denen es außer einem kurzen Stand-up zu Beginn des Tages nicht viele Gruppentreffen (so wenig wie möglich) gibt.

Geben Sie Ihren Mitarbeitern eine „flexible Hülle“

Wenn die Menschenmengen vorhersehbar wären, könnten sie bewältigt werden. Die Auslastung in Unternehmen bringt jedoch oft teils unerwartete Höhen und Tiefen mit sich. Gerade im Unternehmensdienstleistungsbereich stellen Auslastungsspitzen und -tiefs eine große Herausforderung für Führungskräfte dar. Das spüren auch Ihre Mitarbeiter. In einem Moment ist es sehr geschäftig und die Arbeit fast unerträglich, ein anderes Mal ist es relativ ruhig. Allerdings bleiben die belebten Momente länger im Gedächtnis als die ruhigen Momente. Versuchen Sie, auf eine flexible Belegschaft, zum Beispiel aus Freelancern, zu arbeiten, die Ihr Team bei Bedarf verstärken können. Durch die Zusammenarbeit mit einer festen Gruppe von Freiberuflern/Selbstständigen wissen Sie, was Sie bekommen und was Sie erwarten können. Die Inanspruchnahme zusätzlicher temporärer Kapazitäten ist ein wichtiges Signal an Ihre Mitarbeiter, dass Sie ihre Arbeitsbelastung ernst nehmen.