Wir werden alle immer beschäftigter. Unternehmer und Manager arbeiten manchmal 70-80 Stunden pro Woche und arbeiten bis spät in den Abend. Und das Wochenende? Auch für das Wochenende muss gesorgt werden. Was verursacht das? Sind unsere Pläne falsch? Planen wir strukturell zu wenig Kapazitäten? Oder gibt es andere Gründe für die hohe Arbeitsbelastung? Wir glauben, dass Letzteres der Fall ist, und das sind wir (teilweise) uns selbst schuldig. Unternehmer und Manager haben große Schwierigkeiten, Arbeit zu delegieren. Haben Sie damit auch Probleme? Dann ist dieser Blog genau das Richtige für Sie.

Warum ist Delegation so wichtig?

Das Delegieren von Arbeit ist die naheliegendste und effizienteste Möglichkeit, den eigenen Arbeitsaufwand zu reduzieren und... Nutzen Sie das Maximum aus der verfügbaren Kapazität Ihrer Organisation zu bekommen. Und doch erweist es sich in der Praxis oft als sehr schwierig. Vor allem Unternehmer, aber auch viele Manager haben einen starken Hang zum Mikromanagement. Sie wollen in alle Details eingebunden sein und alles prägen, um eine optimale Qualität zu gewährleisten. Eine Eigenschaft, die man einerseits loben kann, denn eine starke Vision kann natürlich einen Unterschied machen, andererseits aber auch oft eine enorme hemmende Wirkung auf die Organisation hat. Darüber hinaus steigert es auch das eigene Stressempfinden deutlich.

Delegation war schon immer wichtig, aber in einem schwierigen Wirtschaftsklima wird sie immer wichtiger. Aufgrund von Budgetkürzungen werden unterstützende Funktionen zunehmend gestrichen. Verwaltungsaufwand und Belastung lasten daher häufiger als bisher auf dem Management oder den leitenden Mitarbeitern. Das ist ein großes Risiko für die Organisation. Teure Leute leisten „billige“ Arbeit, was bedeutet, dass sie sich nicht mehr vollständig auf die strategischeren Themen konzentrieren können, die Ihrem Unternehmen tatsächlich helfen können. Delegation ist daher im Jahr 2016 in vielen Organisationen ein heißes Thema. Zeit zum Handeln und Rat.

So delegieren Sie

Die Delegation kann natürlich auf viele verschiedene Arten erfolgen. Unternehmer und Manager nutzen häufig fehlerhafte Aufgabenerfüllung als Argument gegen die Delegation. Allerdings gilt wie bei vielen anderen Aktivitäten auch hier das Prinzip „Müll rein, Müll raus“. Wenn Sie das Briefing nicht richtig durchführen, wird die Ausgabe nicht wie gewünscht ausfallen. Wenn Sie effektiv delegieren möchten, können Sie die folgenden Schritte berücksichtigen.

Schritt 1: Bringen Sie Ihre eigenen Angelegenheiten in Ordnung!

Alles beginnt mit Ihre eigene Planung. Haben Sie Ihre To-Do-Liste richtig organisiert und registriert? Nur dann können Sie richtig erkennen, welche Dinge Sie wirklich selbst erledigen müssen und was Sie problemlos delegieren können. Ihre eigene Prioritätenliste ist entscheidend für den Erfolg dessen, was Sie delegieren möchten. Mittlerweile gibt es viele nützliche mobile Apps wie Any.do oder Todoist.

Schritt 2: An wen werden Sie delegieren?

Haben Sie festgelegt, welche Aufgaben Sie delegieren möchten und können? Dann ist die nächste Frage natürlich, an wen Sie delegieren. Verfügen Sie überhaupt über Kapazitäten und vertrauen Sie der oder den Personen, die ausreichend qualifiziert sind? Und schließlich: Hat diese Person genügend Zeit, Ihre Aufgaben zu übernehmen? Das sind alles Fragen, die Sie beantworten müssen. Selbst wenn in Ihrer Organisation keine Kapazitäten verfügbar sind, können Sie neuerdings einfach delegieren. Wie? Mit der Do-its-App von Moneypenny. Dieses „Uber for Work“ bietet Ihnen die Möglichkeit, Aufgaben festzulegen, die dann von virtuellen Assistenten oder Fachleuten aus der Ferne erledigt werden. Ein Marktplatz zum Delegieren von Arbeit.

Schritt 3: Auf das Briefing kommt es an!

Wie gesagt: Müll rein, Müll raus. Wenn Ihr Brief unklar, mangelhaft oder unvollständig ist, können Sie nicht erwarten, dass das Ergebnis Ihren Erwartungen entspricht. Arbeiten Sie also nach Möglichkeit mit einer festen Vorlage für die Delegation Ihrer Aufgaben. Geben Sie in jedem Fall immer an, was getan werden muss, welche Ressourcen zur Verfügung stehen, wer oder was für die Umsetzung benötigt wird, welches Ergebnis erwartet wird, wie die Frist lautet und bis zu welchen Befugnissen der Testamentsvollstrecker verfügt.

Schritt 4: Behalten Sie die Kontrolle

Das Delegieren hört nach dem Briefing nicht auf. Etwas über den Zaun werfen und dann warten ist keine richtige Lösung. Vor allem zu Ihrer eigenen Sicherheit sollten Sie stets die Kontrolle über den Prozess behalten. Beispielsweise können Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern ein Projektmanagement-Tool pflegen, in dem Aufgaben Personen zugewiesen werden. Interessante Optionen sind beispielsweise Tools wie Vivify oder Basecamp.

Neben der Tatsache, dass sich immer mehr Aufgaben automatisieren lassen, stehen einem als Unternehmer und Manager immer mehr Apps und Tools zur Verfügung, um effektiv zu delegieren. Die größte Hürde ist jedoch die Überwindung der eigenen Persönlichkeit. Beginnen Sie noch heute mit dem Delegieren, um zu verhindern, dass Ihr Unternehmen leidet.