Vereinbarungen, Fristen, Protokolle, Kultur, Verhaltensnormen und Teamarbeit. Das sind alles Aspekte, die unter die interne Kommunikation fallen. Fast alle aktuellen Helden der Geschäftswelt punkten so gut, auch weil die interne Organisation grundsolide ist. Der Einzug neuer Medien sorgt dafür, dass sich interne und externe Kommunikation zunehmend überschneiden, wodurch die Bedeutung Ihrer internen Kommunikation immer wichtiger wird. Wie gehen Sie damit um? Wo liegen Ihre Chancen und vor welchen Fallstricken sollten Sie sich hüten?

Wie verbessern Sie Ihre interne Kommunikation? 

Interne Kommunikation ist die Bereitstellung, Weitergabe und Entgegennahme von Informationen durch Mitarbeiter einer Organisation. Das klingt alles so logisch und einfach, ist aber seit vielen Jahren einer der größten Problembereiche in Unternehmen. Abteilungen arbeiten nicht zusammen, erfinden das Rad neu und verlieren dadurch an Effizienz. Darüber hinaus sind Arbeitnehmer oft nicht gut über die Positionierung ihres Arbeitgebers informiert und können sich daher nach außen nicht angemessen äußern. Gerade in unserer modernen Wirtschaft ist eine gute interne Kommunikation Voraussetzung für eine gute externe Kommunikation. Wir möchten Ihnen einige praktische Tipps für die Arbeit an der internen Kommunikation in Ihrer Organisation geben.

Von unten nach oben und von links nach rechts

Ein häufiger Fehler besteht darin, die interne Kommunikation von oben nach unten „aufzuzwingen“, was zudem unpersönlich ist. „Die Geschäftsführung hat entschieden…“. Du weißt es. Es ist wichtig, persönlich zu arbeiten und zu erkennen, dass jeder innerhalb der Organisation eine Rolle bei der Verbesserung spielt Interne Kommunikation. Niemand im Link kann darauf verzichten. Interne Kommunikation ist von oben nach unten nach unten möglich. Von der Belegschaft bis zum Management, horizontal und diagonal: Die Kommunikation erfolgt in alle Richtungen und zwischen allen Abteilungen. Geschieht dies nicht, kommt es zu interner Frustration und Missverständnissen zwischen den Mitarbeitern.

Wählen Sie Ihren Kommunikationskanal bewusst

Je kleiner die Organisation, desto einfacher ist die interne Kommunikation. Denn ein Problem lässt sich schneller lösen, wenn das Unternehmen aus 20 Personen besteht, als wenn die Organisation aus 200 Personen besteht. Gerade für größere Organisationen (50+) stehen immer mehr Tools zur Verfügung, mit denen Sie Ihre interne Kommunikation spielerisch gestalten können. Denken Sie zum Beispiel an die wachsende Beliebtheit des Intranets, aber auch an Tools wie Yammer, das mittlerweile fester Bestandteil von Office365 ist. Auch im Bereich der internen Kommunikation kündigte letzte Woche ein neuer Player seinen Einzug an: Facebook. Es startete „Workplace“, ein internes soziales Netzwerk.

Halten Sie sich vom angesagten Management-Gerede fern

Welche Killer werden in Ihrem Unternehmen eingesetzt? „Beteiligung“ vielleicht? Oder „dynamisch und flexibel“. Oder vielleicht das absolute Highlight „Transparenz“? Vermeiden Sie in Ihrer internen Kommunikation leere Begriffe, die niemandem etwas sagen. Gestalten Sie Ihre interne Kommunikation konkret und für alle klar verständlich.

Machen Sie eine interne Analyse

Wie ist der aktuelle Stand der internen Richtlinien? Was denken Mitarbeiter über Ihr Unternehmen und seine Marktposition? Wo möchten Sie wachsen und gibt es dieses Gefühl auch in Ihrem Team? Wofür werden Mitarbeiter derzeit zur Verantwortung gezogen? Dies alles sind Fragen, die in einer kurzen, prägnanten internen Analyse beantwortet werden müssen. Um einen guten internen Kommunikationsplan zu erstellen, müssen Sie zunächst eine Basismessung durchführen.

Die Kraft der Einfachheit

Ihre interne Kommunikation muss vor allem klar und einfach sein. Beispielsweise kann die Entwicklung von Personas enorm dazu beitragen, Ihrem Mitarbeiter eine klare Vorstellung davon zu geben, für welche Zielgruppen er arbeitet. Innerhalb des ANWB kommen beispielsweise eine Reihe von Personas zum Einsatz, die mittels Plakaten im Büro verteilt werden. Und auch die Dessous-Marke Hunkemöller nutzt eine Persona (den „Shero“), um ihre Zielgruppe intern bekannt zu machen.

Gehen Sie nicht zu weit

Es ist wichtig, nicht zu weit zu gehen. Nicht zu viel Komplexität und vor allem nicht über jede Kleinigkeit oder Kleinigkeit kommunizieren. Dies führt zu Kommunikationsmüdigkeit innerhalb der Organisation. Sammeln Sie mehrere kleinere Dinge und teilen Sie diese gleichzeitig mit.

Interne und externe Kommunikation fließen ineinander 

Auch dank der neuen Medien bleibt nichts mehr geheim. Interne und externe Kommunikation überschneiden sich zunehmend. Erfolgreiche Unternehmen nutzen dies proaktiv. Es verleiht ihnen einen menschlichen und informellen Charakter. Coolblue mit Sitz in Rotterdam ist ein Paradebeispiel für diesen proaktiven Ansatz. Sie implementieren eine starke interne Markenstrategie, bei der beispielsweise die eigenen Mitarbeiter eine Rolle in externen Werbespots erhalten. Aber auch in den sozialen Medien, wo häufig Büroangestellte abgebildet sind. Sie sind auch stolz auf ihre Kultur und wagen es, sie öffentlich zu machen communiceren.

Man könnte sogar sagen, dass externe und interne Kommunikation teilweise gleich sind. Ihre Mitarbeiter könnten durchaus auch Ihre externe Zielgruppe sein. Ein gutes Beispiel ist die HKMX-Sportbekleidungskollektion von Hunkemöller, die Anfang 2016 beworben wurde. Um diese Sammlung intern zum Leben zu erwecken, wurde ein interner Sporttag organisiert. Das bedeutet, dass innere und äußere Integration wirklich ineinander fließen und sich gegenseitig verstärken.