Treffen. Wir machen das gerne in unserem kleinen Polderland. Gefällt mir, und vor allem sehr. Obwohl sie darauf abzielen, gemeinsam Probleme zu lösen und Entscheidungen zu treffen, bewirken sie oft das Gegenteil. Eine Meeting-Kultur nimmt viel Zeit in Anspruch und verursacht mehr Probleme statt weniger. Sie kennen wahrscheinlich das Gefühl: Meetings dauern Stunden, obwohl sie eigentlich nur eine Stunde dauern könnten. Wenn Sie einen durchschnittlichen Mitarbeiter fragen, was ihn am meisten frustriert, stehen die Chancen gut, dass Besprechungen auf der Liste der Kandidaten stehen. Sind Ihre Meetings effektiv?

Effektive Meetings

Unsere Meetings sind daher oft ein Ärgernis und kosten mehr Zeit als sie sparen. Effektive Meetings können Geld sparen und generieren. Das größte Problem besteht darin, dass es Meetings oft an Struktur mangelt. Wir betreten das Meeting völlig unvorbereitet zusammen mit Kollegen, ohne genau zu wissen, was besprochen wird, was das Ziel ist, was das Ergebnis sein soll und wer sprechen wird. Das Ergebnis: In unseren Meetings geht es oft mehr darum, wie und was besprochen wird, als darum, das eigentliche Thema an den Hörnern zu packen. Indem Sie dem Prozess mehr Struktur verleihen, erhalten Sie Besprechungen, die Ergebnisse liefern. Wir möchten Ihnen einige Tipps aus unserer jahrelangen Erfahrung weitergeben.

Tipps für effektive Meetings

Eine strenge Agenda und Vorbereitung

Fehlt eine Agenda, können sich die Teilnehmer nicht vorbereiten und es gibt keinen roten Faden, an dem man festhalten kann. Die Folge ist, dass das Meeting aufgrund mangelnder Struktur länger als nötig dauert. Stellen Sie daher sicher, dass der Leiter der Besprechung immer spätestens 2 Tage vor der Besprechung eine Tagesordnung verschickt.

Organisation

In vielen Bürogebäuden mangelt es an Besprechungsräumen. Reservierungen werden oft vergessen. Um effektive Meetings abzuhalten, muss die Logistik organisiert werden. Wie oft erleben Sie, dass Sie und Ihre Kollegen 10 Minuten mit der Suche nach einem Raum verbringen? Dies alles geht zu Lasten Ihrer Besprechungszeit.

Schnappen Sie sich Ihre Stoppuhr

Ein Meeting sollte nie länger als 60 bis 90 Minuten dauern. Wir können unsere Konzentration einfach nicht so lange aufrechterhalten. Schnappen Sie sich die Uhr und schalten Sie die Stoppuhr ein. Dies zwingt Sie dazu, effektiv zu sein und sich auf Prioritäten zu konzentrieren.

Treffen im Stehen

Wir haben den ganzen Tag gesessen. Dasselbe gilt auch für Meetings. Die Hälfte des Teams lehnt sich im Stuhl zurück, was die Effektivität und Interaktion Ihres Meetings nicht gerade fördert. Halten Sie Besprechungen also im Stehen ab, das funktioniert wirklich. Darüber hinaus ist es viel besser für Ihren Körper!

Die „Emotion“-Runde

Die Themen des Tages bringen im Büro viele Emotionen mit sich. Euphorie, Frustration, Irritation, Stress. Meetings werden oft genutzt, um diese Emotionen auszudrücken. Natürlich ist es wichtig, Emotionen auszudrücken, aber es ist nicht sinnvoll, dies während des gesamten Meetings zu tun. Beginnen oder beenden Sie das Treffen daher mit einer „Emotionsrunde“, in der sich jeder äußern kann.

Machen Sie eine Zusammenfassung

Wir trafen uns ein paar Stunden, besprachen alles, trennten uns dann und wussten nicht mehr so ​​recht, was besprochen wurde und wem welche Aufgaben übertragen wurden. Selten werden am Ende des Treffens konkrete Vereinbarungen getroffen. Es ist ratsam, jemanden damit zu beauftragen, eine Zusammenfassung zu erstellen, in der die Aktionspunkte für jede Person aufgeführt sind. Eine Art Zusammenfassung, inklusive Aufgabenteilung und Planung.