La gestión de las partes interesadas consiste en la identificación, el análisis y la influencia sistemáticos sobre todas las partes que tienen interés en un proyecto, un cambio o una organización. Una buena gestión de las partes interesadas marca la diferencia entre proyectos que fracasan y proyectos que tienen éxito. En este artículo, aprenderá el enfoque para una gestión eficaz de las partes interesadas.
¿Qué es la gestión de las partes interesadas?
La gestión de las partes interesadas abarca todas las actividades destinadas a construir y mantener relaciones con ellas. Una parte interesada es cualquier persona que influye en su proyecto, decisión u organización, o que se ve influenciada por ellos: clientes, miembros del equipo, proveedores, organismos reguladores, etc.
El objetivo de la gestión de las partes interesadas es generar apoyo, prevenir la resistencia e involucrar a las personas adecuadas en el momento oportuno. Es una competencia fundamental para los gestores de proyectos, los gestores del cambio y los ejecutivos.
Análisis de las partes interesadas: paso a paso
Paso 1: Identifique a sus partes interesadas
Crea un resumen de todas las partes involucradas, directa o indirectamente. Piensa más allá de los nombres obvios: las partes interesadas indirectas también pueden ser cruciales para tu éxito.
Paso 2: Analizar la importancia y la influencia
No todos los grupos de interés son iguales. Analice para cada uno: ¿qué tan importante es su interés en el proyecto? ¿Y qué tan grande es su influencia en el resultado? Esto determinará cuánta atención merece cada grupo.
Paso 3: Determina tu estrategia para cada parte interesada.
En función del análisis, se elige un enfoque para cada parte interesada: colaboración estrecha, información periódica, mantenimiento de la satisfacción o seguimiento.
Aplicar matriz de interés de potencia
La matriz poder-interés (también conocida como matriz influencia-interés) es la herramienta más utilizada para el análisis de las partes interesadas. Divide a las partes interesadas en cuatro cuadrantes:
- Gran influencia, gran importancia — Colaborar estrechamente e involucrar activamente a los actores clave.
- Alta influencia, baja importancia — Manténgase satisfecho e informe periódicamente.
- Baja influencia, alta importancia — Informar bien y mantener la participación
- Baja influencia, baja importancia — Monitorear con mínimo esfuerzo
La matriz te ayuda a enfocar tu tiempo y energía en las partes interesadas que más importan. Utiliza la círculo de influencia como marco conceptual adicional.
Influir e involucrar a las partes interesadas
La gestión eficaz de las partes interesadas va más allá del análisis. El verdadero arte reside en influir y lograr la participación:
- Comunícate de forma proactiva — No espere a que las partes interesadas se dirijan a usted con preguntas o inquietudes.
- Escuchar intereses Detrás de cada postura hay un interés. Comprenda qué es lo que realmente motiva a las partes interesadas.
- Buscar una solución beneficiosa para todos. — Las mejores soluciones sirven a múltiples intereses simultáneamente.
- Generar confianza — Haz lo que dices y di lo que haces. La confianza es la base de la influencia.
- ser transparente — Comparte también información incómoda. Las sorpresas socavan el apoyo.
Formación en gestión de partes interesadas
La gestión de las partes interesadas es una habilidad que se puede entrenar. En Kenneth Smit, aprenderás en nuestro formación en gestión Cómo analizar, influir e involucrar eficazmente a las partes interesadas.
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Gestión de las partes interesadas en la práctica
La teoría de la gestión de las partes interesadas es clara, pero la práctica es todo un reto. Aquí tienes algunos consejos concretos que marcan la diferencia:
Crear un plan de comunicación con las partes interesadas
Para cada parte interesada o grupo de partes interesadas, determine qué información necesitan, con qué frecuencia y a través de qué canal. Una matriz de comunicación sencilla evita que se olviden de las partes interesadas o que se las sature con información irrelevante.
Invierte en relaciones antes de necesitarlas.
El mejor momento para entablar una relación con un socio estratégico es cuando no necesitas nada de él. Pausas informales para tomar un café, un interés genuino en su trabajo o una llamada rápida para ponerse al día: son pequeñas inversiones que generan grandes beneficios cuando necesitas apoyo más adelante.
Mantenga un registro de las partes interesadas.
Documente sus interacciones con las partes interesadas clave: qué se discutió, qué acuerdos se alcanzaron y qué inquietudes se expresaron. Esto le ayudará a brindar un seguimiento constante y confiable.
Gestión de las partes interesadas en los procesos de cambio
La gestión de las partes interesadas es especialmente crucial durante los cambios organizacionales. El cambio, por naturaleza, genera resistencia, y la forma en que se gestiona con las partes interesadas determina si esa resistencia se convierte en un obstáculo o en una fuente de mejora.
Puntos específicos a tener en cuenta en los procesos de cambio:
- Involucre a las partes interesadas desde el principio. Cuanto antes se involucre la gente, mayor será el sentido de pertenencia y menor la resistencia posterior.
- Distinga entre influencia formal e informal. — El organigrama no lo cuenta todo. Identifique también a los líderes informales y a los formadores de opinión.
- Anticipe cambios en los intereses. — Las posturas de las partes interesadas cambian a lo largo del proceso. Evalúe periódicamente su análisis de las partes interesadas y ajuste su enfoque.
- Crear embajadores — Seleccione a las partes interesadas que difundan activamente el cambio en su red. Bríndeles la información y el apoyo que necesitan para hacerlo.
Lea también nuestro artículo sobre gestión del cambio Para obtener una visión general completa de los modelos y enfoques.
Herramientas digitales para la gestión de las partes interesadas
Si bien la gestión de las partes interesadas es principalmente una tarea humana, las herramientas digitales pueden ayudar a organizar y realizar un seguimiento de:
- Herramientas de mapeo de partes interesadas — Visualice digitalmente la matriz poder-interés para facilitar su actualización.
- Sistemas de CRM — Utilice su CRM no solo para los clientes, sino también para las relaciones con las partes interesadas internas.
- Software de gestión de proyectos — Vincular a las partes interesadas con las fases del proyecto y los momentos de comunicación.
- Herramientas de colaboración — Facilitar a las partes interesadas la posibilidad de aportar información y realizar un seguimiento del progreso.
Sin embargo, la herramienta nunca sustituye el contacto personal. Utilice la tecnología para mantener una visión general, no para evitar la conversación.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de las partes interesadas
¿Cuándo se empieza con la gestión de las partes interesadas?
Lo antes posible, preferiblemente ya en la fase inicial del proyecto. Cuanto antes se identifiquen e involucren a las partes interesadas, menor será la probabilidad de resistencia y sorpresas más adelante.
¿Cómo se gestionan las relaciones con las partes interesadas difíciles?
Los interlocutores difíciles suelen ser aquellos cuyos intereses aún no comprendes del todo. Invierte en la relación: programa reuniones individuales, escucha sus inquietudes y busca puntos en común. La resistencia suele ser una señal, no un obstáculo.